Siirry sisältöön

SFS:n standardisointiryhmien toimintasääntö

Työskentely SFS:n standardisointiryhmässä perustuu toimintasääntöön.

1 Tarkoitus ja toimiala

Standardisointiryhmät toimivat toimialueensa standardisoinnin kansallisena asiantuntijaryhmänä. Standardisointiryhmän tarkoituksena on seurata alan maailmanlaajuista ja eurooppalaista standardisointia sekä vaikuttaa siihen suomalaisten sidosryhmien tarpeiden mukaan. Standardisointiryhmän toimiala on sama kuin standardisointiryhmälle kuuluvien CENin ja ISOn komiteoiden. Standardisointiryhmä laatii ja ylläpitää tarvittaessa myös toimialaansa kuuluvia suomalaisia SFS-standardeja. Standardisointiryhmä vastaa toimialaansa kuuluvien standardien valmisteluun liittyvistä kansallisista päätöksistä.

Standardisointiryhmän toimintasääntö täydentää ohjeita SFS-oppaista 4 Suomalaisen SFS-standardin laadinta ja rakenne ja 5 Eurooppalaisten ja kansainvälisten standardien sekä muiden julkaisujen kansallinen käsittely. 

2 Toimintaan liittyvät yleiset periaatteet

Standardisointiryhmässä on otettava huomioon kilpailulainsäädännön periaatteet. Kilpailulainsäädäntöä koskevaa ohjeistusta esitetään oppaassa CEN-CENELEC Guide 31 ”Kilpailulainsäädännön huomioiminen CENin ja CENELECin toimintaan osallistuttaessa” (SFS-oppaan 5 liite 2). Standardisointiryhmän kokouksissa ei vaihdeta sellaisia tietoja, jotka kuuluvat liikesalaisuuden piiriin tai joilla voi olla vaikutusta yritysten tulevaan hinta‐ ja markkinakäyttäytymiseen. 

Tämän lisäksi on tärkeää noudattaa seuraavia menettelytapoja:

  • Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi ja siinä pitäydytään. 
  • Esityslistaan ei sisällytetä kiellettyjä aiheita. 
  • Luottamuksellisista tiedoista ei saa keskustella kokouksissa. 
  • Jos kokouksen aikana keskustelu siirtyy kielletylle alueelle, tulee puheenvuoro ja aiheen käsittely välittömästi keskeyttää. Tämä velvollisuus on jokaisella kokoukseen osallistujalla. 
  • Kokouksen pöytäkirjaan kirjataan osallistujien nimet sekä käsitellyt aiheet. 
  • On tärkeää muistaa, että kilpailusääntöjä on noudatettava sekä muodollisissa että epämuodollisissa yhteyksissä. 

Mikäli syntyy epäselvyyttä siitä, onko toiminta sallittua vai ei, tulee asiaan hakea oikeudellista neuvoa ennen toimenpiteeseen ryhtymistä. 

Standardisointiryhmään liittyessään jäsen luovuttaa eurooppalaisissa ja maailmanlaajuisissa standardisointijärjestöissä laadittavien standardiehdotusten sisältöä koskevat tekijänoikeudet CEN/CENELECille tai ISO/IEC:lle. Tekijänoikeuden luovutus raukeaa, mikäli valmis standardi ei sisällä tätä koskevaa asiaa. 

Standardisointiryhmien toiminnassa tulee ottaa huomioon sekä CENin ja CENELECin että ISOn teknistä työtä koskevien eettisten ohjeiden periaatteita (SFS-oppaan 5 liite 1). 

3 Kansallisen standardisointiryhmän tehtävät

Kansallisen standardisointiryhmän tehtävät: 

  • seurata toimialansa eurooppalaista ja maailmanlaajuista standardisointia ja vaikuttaa siihen 
  • edistää osallistumista eurooppalaiseen ja maailmanlaajuiseen standardisointiin 
  • muodostaa Suomen kanta ja sen mukaisesti vastata Suomen kannanotoista standardiehdotuksiin ja standardisointia käsitteleviin kyselyihin
  • vahvistaa asiantuntijoiden nimeäminen työryhmiin ja kumota jäsenyyksien nimeämiset
  • nimetä delegaatit edustamaan Suomea eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden kokouksissa 
  • arvioida tarve ISO-standardien vahvistamiselle kansallisiksi SFS-standardeiksi 
  • arvioida eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten standardien käännöstarve ja tarvittaessa osallistua suomennosten tarkistukseen 
  • edistää standardien tunnettuutta ja käyttöä
  • laatia tarvittavia suomalaisia standardeja ja ylläpitää niitä
  • seurata, onko standardisointiryhmän vastuualueella kaupan teknisiä esteitä muodostavia suomalaisia standardeja ja tarvittaessa kumota ne, ellei ole erityistä tarvetta laatia ja ylläpitää suomalaisia standardeja
  • selvittää käsikirjojen ja muiden julkaisujen tarve.

4 Kansallisen standardisointiryhmän jäsenyys

Standardisointiryhmän jäsenyys on avoin kaikille, jotka ovat kiinnostuneita seuraamaan standardisointia standardisointiryhmän toimialalla ja vaikuttamaan standardien sisältöön. Pyrkimyksenä on, että standardisointiryhmässä olisivat edustettuina kaikki olennaiset sidosryhmät, joille standardisoinnista on hyötyä tai joiden toimintaan standardisointi vaikuttaa. Standardisointiryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Standardisointiryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi eri ryhmien edustajia ja asiantuntijoita. 

Jäseneksi liitytään täyttämällä osallistumislomake. Standardisointiryhmän sihteeristötehtävistä aiheutuvia kustannuksia rahoitetaan standardisointiryhmän jäseniltä perittävillä vuosittaisilla osallistumismaksuilla tai muulla taustatahon rahoituksella.

SFS:n verkkosivuilla on tieto standardisointiryhmien osallistumismaksuista.

SFS tarkistaa rahoitustarpeen muutokset vuosittain.

Standardisointiryhmän jäsenyys jatkuu vuoden kerrallaan automaattisesti, ellei jäsen ilmoita sen päättymisestä erikseen kuluvan vuoden loppuun mennessä. 

SFS ylläpitää jäsenrekisteriä standardisointiryhmän jäsenistä ja heidän edustamistaan jäsentahoista ja sidosryhmistä. Standardisointiryhmän jäsen on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kaikista jäsenyyteensä liittyvistä muutoksista (mm. jäsentaho, jota henkilö edustaa) standardisointiryhmän sihteerille, joka kirjaa muutokset jäsenrekisteriin. 

Tieto jäsenistä ja heidän taustaorganisaatioistaan on julkista.

5 Standardisointiryhmän organisointi

5.1 Puheenjohtaja

Standardisointiryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Tarvittaessa ryhmä voi valita keskuudestaan varapuheenjohtajan.

Puheenjohtaja johtaa kokousta. Hän toimii tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Hänen tehtävänään on johtaa keskusteluja laaja-alaisen näkemyksen ja kansallisen konsensuksen saavuttamiseksi. 

5.2 Sihteeri

Standardisointiryhmän sihteerinä toimii SFS:n valitsema henkilö. Sihteeri koordinoi standardisointiryhmää ja hallinnoi eurooppalaisten, maailmanlaajuisten ja suomalaisten standardiehdotusten valmistelua SFS-oppaiden 4 ja 5 mukaisesti. 

Sihteeri on puolueeton ja tasapuolinen. 

5.3 Työryhmät

Standardisointiryhmä voi perustaa asioiden valmistelua varten työryhmiä sekä kuulla asiantuntijoita. 

6 Kansallisen standardisointiryhmän aineiston jakelu

Jokaisella kansallisella standardisointiryhmällä on oma sivusto, jossa on sen toimialueeseen liittyvä standardisointiaineisto, mm. 

  • kansallisen standardisointiryhmän kokousten esityslistat ja pöytäkirjat 
  • eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden työasiakirjat (esim. N-dokumentit) 
  • kansalliseen kannanmuodostukseen tarvittavat äänestysdokumentit ja äänestykset
  • lausunto- ja äänestysvaiheessa olevat standardiehdotukset 
  • matkakertomukset ja kokousraportit. 

Standardisointiryhmän sivustolla olevien eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden työasiakirjat ovat tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamia, eikä sivustolla olevaa aineistoa saa edelleen jakaa kansallisen standardisointiryhmän ulkopuolelle lukuun ottamatta kannanottojen pyytämistä oman organisaation henkilöstöltä. Standardisointiryhmän sivustolle on pääsy vain kansallisen standardisointiryhmän jäsenillä. Standardisointiryhmän jäsenille annettu aineiston käyttöoikeus koskee vain standardisointitehtäviä. 

Standardisointiryhmän sivustolla oleva kansallinen aineisto arkistoidaan vähintään viideksi vuodeksi. 

SFS:n julkisilla verkkosivuilla on tiedot kansallisten standardisointiryhmien toimialueista sekä niiden seurantavastuulla olevista eurooppalaisista ja maailmanlaajuisista teknisistä komiteoista. 

7 Kokoukset ja päätöksenteko

7.1 Kokoukset

Standardisointiryhmä päättää itse, kuinka usein se kokoontuu, miten kokoontuminen järjestetään ja mitä muita standardisointiin liittyviä asioita se haluaa käsitellä eurooppalaisen, maailmanlaajuisen ja suomalaisen standardisoinnin lisäksi. Perinteisten kokousten lisäksi myös etäkokoukset ovat mahdollisia. 

Standardisointiryhmä käyttää kansallisten päätösten valmistelussa olemassa olevia sähköisiä äänestystyökaluja. 

Sihteeri pitää standardisointiryhmän kokouksesta pöytäkirjaa, johon kirjataan vähintään kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä tehdyt päätökset. Kaikkien päätösten (myös sähköisten) tulee olla jäljitettävissä. Jos jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, hän voi poissaolosta ilmoittaessaan samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Jäsen voi myös etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa standardisointiryhmän toisen jäsenen käyttämään äänivaltaansa tai nimetä omasta organisaatiostaan varahenkilön kokoukseen. 

Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsentaholla on yksi ääni. Jäsentaholla tarkoitetaan henkilön edustamaa organisaatiota. Äänten mennessä tasan kanta on joko ”abstain” tai konsensuksen hakua jatketaan. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin. 

7.2 Lausuntopyyntöjen käsittely

Standardisointiryhmän sihteeri laatii Suomen kannanotot saatujen lausuntojen perusteella. Tarvittaessa kannanotot vahvistaa kansallinen standardisointiryhmä. Ristiriitatilanteet ratkaistaan käyttäen sähköisiä järjestelmiä tai kutsumalla standardisointiryhmä koolle.

8 Osallistuminen eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin työryhmiin ja standardisointikokouksiin

Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin standardisointikokouksiin osallistuvien henkilöiden toimintaa ohjaavat SFS-oppaan 5 linjaukset. 

Kansallinen standardisointiryhmä päättää eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten teknisten komiteoiden (TC) ja alakomiteoiden (SC) kokouksiin osallistuvista Suomen edustajista. Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin TC- ja SC-kokouksiin nimettyjen delegaattien sekä työryhmiin nimettyjen asiantuntijoiden tulee olla standardisointiryhmän jäseniä. Kokouksiin voivat osallistua vain SFS:n valtuuttamat henkilöt. 

Kansallisten delegaattien tulee eurooppalaisissa ja kansainvälisissä hallinnollisissa kokouksissa (TC, SC ja PC) kannanotoissaan ja näkemyksissään edustaa Suomea kansallisessa standardisointiryhmässä päätetyn linjan mukaisesti. Mikäli Suomen kanta poikkeaa päätetystä Suomelle tärkeissä asioissa, tällöin kansallisessa standardisointiryhmässä päätetyn kannan mukainen eriävä mielipide on pyydettävä kirjaamaan eurooppalaisen tai maailmanlaajuisen kokouksen pöytäkirjaan. Työryhmiin (WG) nimetyt asiantuntijat edustavat kokouksissaan oman tausta- ja sidosryhmänsä näkemyksiä. Työryhmään nimetyn asiantuntijan tulee kaikissa standardiehdotuksen valmisteluvaiheissa käydyissä keskusteluissa ja kommentoinnissa kuitenkin selkeästi erottaa kansallisessa standardisointiryhmässä päätetyt linjaukset ja omat henkilökohtaiset näkemykset ja mielipiteet. Asiantuntijoiden tulee olla tietoisia kyseisen standardisointialueen Suomen lainsäädännöstä sekä tarvittaessa tuoda se työryhmän tietoon. 

Lainsäädännön perusteella velvoittavien standardien valmistelussa asiantuntijoita sitovat kansallisissa standardisointiryhmissä tehdyt päätökset ja linjaukset. 

Nimitetyn delegaatin ja asiantuntijan tulee toimia SFS:n ohjeiston mukaisesti voidakseen toimia delegaattina tai asiantuntijana. Mikäli nimetty henkilö toimii standardisointiryhmän toimintasäännön tai oppaan 5 vastaisesti, päättyy nimeäminen välittömästi. Mahdollista saman henkilön esittämää uutta nimeämispyyntöä ei oteta standardisointiryhmässä käsittelyyn TC/SC/WG:n vastuulla olevan standardin/julkaisun käynnissä olevalla päivityskierroksella. 

Komiteakokouksiin (TC ja SC) osallistuneen delegaatin tulee raportoida kansalliselle standardisointiryhmälle. Mikäli hän on käyttänyt SFS:n matka-avustusta, tulee raportti laatia kirjallisesti. Tämä koskee myös työryhmäkokoukseen osallistuvaa asiantuntijaa, mikäli hän on käyttänyt SFS:n matka-avustusta. Matkaraportista on käytävä ilmi komitean tai työryhmän nimi, kokouksen aika ja paikka, osallistujat Suomesta sekä aihe. Lisäksi on selvitettävä asetettujen tavoitteiden täyttyminen ja saavutettu hyöty sekä mahdolliset toimenpiteet Suomessa.

9 Standardien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet

Standardisointiryhmissä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa immateriaalioikeuksien käyttöä koskevaa lainsäädäntöä sekä immateriaalioikeuksien käyttöön soveltuvia standardisointiohjeita. 

Standardisointiryhmillä on oikeus käyttää ja kopioida kansainvälisiä standardeja ja niiden käännöksiä standardisointitoiminnan edellyttämässä laajuudessa ja edellyttämällä tavalla (mukaan lukien elintensä ja asiantuntijoidensa käyttöön) ja kääntää toimialaansa kuuluvia kansainvälisiä standardeja ilman erillistä lupaa ISOn ja CENin sääntöjen puitteissa. 

Standardisointiryhmien jäsenten on ilmoitettava SFS:lle standardisointiryhmän työkohteisiin liittyvistä tiedossa olevista patenteista ja IPR-oikeuksista. Mahdolliset patentteja koskevat ilmoitukset käsitellään ohjeen CEN-CENELEC Guide 8 mukaisesti. 

10 Valitusten käsittely

SFS vastaa standardisointitoimintaa (ml. lausuntojen käsittelyä) koskeviin kirjallisiin valituksiin kirjallisesti niiden tekijälle ja kirjaa saadut valitukset ja niiden käsittelyn.