Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n TIETOSUOJASELOSTE - Vuokraustoiminnan asiakas- ja kulunvalvontarekisteri

1 Rekisterinpitäjä

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry
Y-tunnus: 0202290-8
Käyntiosoite: Malminkatu 34, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 130, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 149 9331
Sähköposti: talous@sfs.fi
Yhteyshenkilö: Tuula Taivi

2 Rekisterin nimi

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n vuokraustoiminnan asiakasrekisteri

3 Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasuhteiden osalta Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n ja vuokralaisen väliseen sopimukseen. Suomen Standardisoimisliitto SFS ry käsittelee vuokralaisten henkilötietoja sopimusvelvoitteiden kuten vuokrasuhteen hoidon, laskutuksen ja reklamaatioiden hoitamiseksi.

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n omistamassa kiinteistössä on kulunvalvonta, jonka osalta henkilötietojen käsittely perustuu Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n oikeutettuun etuun suojata oikeuksiaan ja omaisuuttaan. Kiinteistön ulkopuolella ja aulassa on myös tallentava kameravalvonta samalla perustella.

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n ja vuokralle hakijan välisessä suhteessa henkilötietojen käsittely perustuu Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja hakuprosessin edellyttämällä tavalla. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on myös tarpeen Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n ja vuokralle hakijan välisen vuokrasopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja vuokrasopimuksen toimeen panemiseksi.

4 Rekisterin tietosisältö

Yhteisön yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero ja muut yhteystiedot sekä kiinteistöä käyttävien henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja muut kulunvalvontatiedot.

Lisäksi kiinteistön ulkopuolella olevien parkkipakkoja käyttävien autojen rekisterinumeroista pidetään luetteloa. Vierailijoita pyydetään antamaan autonsa rekisterinumero sisääntulon yhteydessä. Yrityskohtaisten parkkipaikkojen osalta yritys ilmoittaa paikan käyttöön oikeutettujen autojen rekisterinumerot etukäteen; yritys voi myös tällöin ilmoittaa rekisteriin paikkojen käyttöön oikeutettujen henkilöiden nimet. 

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään mm. vuokratilaa tai -parkkipaikkaa hakiessa sekä sopimuksen teon yhteydessä. Henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa kerätä ja päivittää myös yritystietopalveluista kuten Suomen Asiakastiedon rekisteristä.

6 Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Asiakkaan tiedot voidaan toimittaa sellaisille tahoille, joille Suomen Standardisoimisliitto SFS ry on ulkoistanut vuokraustoimintaan liittyviä toimenpiteitä.  Suomen Standardisoimisliitto SFS ry huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.

Autojen rekisterinumerot luovutetaan myös SFS:n valtuuttamalle pysäköinninvalvontayritykselle. 

7 Henkilötietojen säilytys

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry säilyttää henkilötietoja vuokraustoiminnan asiakasrekisterissä, niin kauan kuin vuokrasuhde on voimassa. Vuokrasuhteen päättymisen jälkeen henkilötiedot jäävät passiiviseen säilytykseen enintään kahdeksi vuodeksi, ellei SFS tapauskohtaisesti arvioi, että tietoja voi olla tarpeen säilyttää pidemmän aikaa esimerkiksi riitatilanteen varalta.

Yksittäisten kulkulupien haltijoiden tietoja säilytettään niin kauan, kun kulkulupa on voimassa sekä enintään kaksi vuotta tämän jälkeen.

Pysäköinninvalvontayhtiön halussa olevia tietoja auton rekisterinnumerosta säilytetään enintään pysäköintiluvan voimassaolonajan ja sitä seuraavan vuoden. 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Vuokraustoiminnan asiakasrekisterin tiedot kerätään tiedostoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Suomen Standardisoimisliitto SFS ry palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Suomen Standardisoimisliitto SFS ry edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n valvotuissa toimitiloissa.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Suomen Standardisoimisliitto SFS ry kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja tai rekisteriin on suoraan rekisteröidyn toiminnan seurauksena syntynyt tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti mahdollista.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 1. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 1 osoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Vastaamme rekisteröityjen pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli emme toteuta pyyntöä, ilmoitamme rekisteröidylle syyt tähän (esimerkiksi lainsäädäntöön perustuvat syyt).