Kansallisen standardointiryhmän toimintasääntö

1 Tarkoitus ja toimiala

Standardointiryhmät toimivat toimialueensa standardoinnin kansallisena asiantuntijaryhmänä. Standardointiryhmän tarkoituksena on seurata alan maailmanlaajuista tai eurooppalaista standardointia sekä vaikuttaa siihen suomalaisten sidosryhmien tarpeiden mukaan. Standardointiryhmän toimiala on sama kuin standardointiryhmälle kuuluvien CENin ja/tai ISOn komiteoiden. Standardointiryhmä laatii ja ylläpitää tarvittaessa myös toimialaansa kuuluvia suomalaisia SFS-standardeja. Standardointiryhmä vastaa toimialaansa kuuluvien standardien valmisteluun liittyvistä kansallisista päätöksistä.

Standardointiryhmän toimintasääntö täydentää SFS-oppaiden 4 ja 5 ohjeita. Mikäli standardointiryhmässä laaditaan suomalaisia SFS-standardeja, noudatetaan sen osalta SFS-oppaan 4 liitteen 3 mukaista toimintasääntöä.

2 Toimintaan liittyvät yleiset periaatteet

Standardointiryhmässä on otettava huomioon kilpailulainsäädännön periaatteet. Kilpailulainsäädäntöä koskevaa ohjeistusta esitetään oppaassa CEN-CENELEC Guide 31 ”Kilpailulainsäädännön huomioiminen CENin ja CENELECin toimintaan osallistuttaessa” (SFS-oppaan 5 liite 2). Standardointiryhmän kokouksissa ei vaihdeta sellaisia tietoja, jotka kuuluvat liikesalaisuuden piiriin tai joilla voi olla vaikutusta yritysten tulevaan hinta‐ ja markkinakäyttäytymiseen.

Tämän lisäksi on tärkeää noudattaa seuraavia menettelytapoja:

• Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi ja siinä pitäydytään.
• Luottamuksellisista tiedoista ei saa keskustella kokouksissa.
• Jos kokouksen aikana keskustelu siirtyy kielletylle alueelle, tulee puheenvuoro ja aiheen käsittely välittömästi keskeyttää. Tämä velvollisuus on jokaisella kokoukseen osallistujalla.
• Kokouksen pöytäkirjaan kirjataan osallistujien nimet sekä käsitellyt aiheet.
• On tärkeää muistaa, että kilpailusääntöjä on noudatettava sekä muodollisissa että epämuodollisissa yhteyksissä.

Mikäli syntyy epäselvyyttä, onko toiminta sallittua vai ei, tulee asiaan hakea oikeudellista neuvoa ennen toimenpiteeseen ryhtymistä.

Standardointiryhmään liittynyt jäsen luovuttaa eurooppalaisissa ja maailmanlaajuisissa standardointijärjestöissä laadittavien standardiehdotusten sisältöä koskevat tekijänoikeudet CEN/CENELECille tai ISO/IEC:lle (sen mukaan mikä järjestö standardista vastaa).

Standardointiryhmien toiminnassa tulee ottaa huomioon sekä CENin ja CENELECin että ISOn teknistä työtä koskevien eettisten ohjeiden periaatteita (SFS-oppaan 5 liite 1).

3 Kansallisen standardointiryhmän tehtävät

Kansallisen standardointiryhmän tehtävät:

• seurata toimialansa eurooppalaista ja/tai maailmanlaajuista standardointia ja vaikuttaa siihen
• edistää suomalaisten sidosryhmien osallistumista eurooppalaiseen ja/tai maailmanlaajuiseen standardointiin
• muodostaa Suomen kanta ja sen mukaisesti vastata Suomen kannanotoista standardiehdotuksiin ja standardointia käsitteleviin kyselyihin
• vahvistaa asiantuntijoiden nimeäminen työryhmiin ja kumota jäsenyyksien nimeämiset
• nimetä delegaatit edustamaan Suomea eurooppalaisten ja/tai maailmanlaajuisten komiteoiden kokouksissa
• ottaa toiminnassaan huomioon YK:n, WTO:n ja EU:n linjaukset CENin ja ISOn ohjeiden mukaisesti
• arvioida tarve ISO-standardien vahvistamiselle kansallisiksi SFS-standardeiksi
• arvioida eurooppalaisten ja/tai maailmanlaajuisten standardien käännöstarve ja tarvittaessa osallistua suomennosten tarkistukseen
• edistää standardien tunnettuutta ja käyttöä
• laatia tarvittavia suomalaisia standardeja ja ylläpitää niitä
• seurata, onko standardointiryhmän vastuualueella kaupan teknisiä esteitä muodostavia suomalaisia standardeja ja tarvittaessa kumota ne, ellei ole erityistä tarvetta laatia ja ylläpitää suomalaisia standardeja
• selvittää käsikirjojen ja muiden julkaisujen tarve.

4 Kansallisen standardointiryhmän jäsenyys

Standardointiryhmän jäsenyys on avoin kaikille, jotka ovat kiinnostuneita seuraamaan standardointia standardointiryhmän toimialalla ja vaikuttamaan standardien sisältöön. Pyrkimyksenä on, että standardointiryhmässä olisivat edustettuina kaikki olennaiset sidosryhmät, joille standardoinnista on hyötyä tai joiden toimintaan standardointi vaikuttaa. Standardointiryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Standardointiryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi eri ryhmien edustajia ja asiantuntijoita.

Jäseneksi liitytään täyttämällä toimialayhteisökohtainen osallistumislomake ja maksamalla vuosittainen osallistumismaksu, mikäli ryhmä on maksullinen. Lisätiedot mahdollisista maksuista ryhmästä saa vastaavalta toimialayhteisöltä. Toimialayhteisö poistaa ryhmän jäsenlistalta henkilöt, joihin ei saada yhteyttä. Asiaa tarkastellaan vähintään kolmen vuoden välein.

Standardointiryhmän jäsenyys jatkuu vuoden kerrallaan automaattisesti, ellei jäsen ilmoita sen päättymisestä erikseen kuluvan vuoden loppuun mennessä.

Toimialayhteisö ylläpitää jäsenrekisteriä standardointiryhmän jäsenistä ja heidän edustamistaan jäsentahoista ja sidosryhmistä. Standardointiryhmän jäsen on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kaikista jäsenyyteensä liittyvistä muutoksista (mm. jäsentaho, jota henkilö edustaa) standardointiryhmän sihteerille, joka kirjaa muutokset jäsenrekisteriin.

Tiedot jäsentahoista ja ryhmien puheenjohtajien ja sihteereiden yhteystiedoista ovat julkisia. Lisäksi standardointiryhmien dokumenttijakelujärjestelmässä, johon on pääsy vain jäsenillä, näkyy kyseisen standardointiryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet.

Jäsen voidaan erottaa standardointiryhmästä toimialayhteisön välittömällä päätöksellä, jos hän on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on standardointiryhmään liittymällä sitoutunut, tai toiminut standardointiryhmän toimintasäännön vastaisesti. Mahdollista saman henkilön esittämää uutta jäsenyyspyyntöä ei tarvitse ottaa toimialayhteisössä käsittelyyn kiistan kohteena olleen standardiehdotuksen käynnissä olevalla päivityskierroksella tai kahteen vuoteen. Päätöksestä voi valittaa standardisointilautakunnalle.

5 Standardointiryhmän organisointi

5.1 Puheenjohtaja

Standardointiryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Puheenjohtajan ja mahdollisen varapuheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Peräkkäisten puheenjohtajakausien määrää ei ole rajoitettu. Kolmen kauden jälkeen puheenjohtajan on mahdollista kuitenkin jatkaa tehtävässään vain, mikäli muita ehdokkaita puheenjohtajaksi ei ole. Puheenjohtaja voidaan valita myös kokouskohtaisesti.

Puheenjohtaja johtaa kokousta, on tasapuolinen ja oikeudenmukainen. Puheenjohtajan tulee toiminnassaan ottaa erityisesti huomioon oppaan liitteessä 1 esitetyt teknistä työtä koskevat eettiset ohjeet. Hänen tehtävänään on johtaa keskusteluja laaja-alaisen näkemyksen ja kansallisen konsensuksen saavuttamiseksi.

5.2 Sihteeri

Standardointiryhmän sihteerinä toimii toimialayhteisön valitsema henkilö. Sihteeri koordinoi standardointiryhmää ja hallinnoi eurooppalaisten, maailmanlaajuisten ja suomalaisten standardiehdotusten valmistelua SFS-oppaiden 4 ja 5 mukaisesti.

Sihteeri on puolueeton ja tasapuolinen. Sihteerin velvollisuutena on varmistua siitä, että ryhmässä toimitaan SFS-oppaiden mukaisesti, eikä hänellä ole äänestysoikeutta.

5.3 Työryhmät

Standardointiryhmä voi perustaa asioiden valmistelua varten työryhmiä sekä kuulla asiantuntijoita.

6 Kansallisen standardointiryhmän aineiston jakelu

Jokaisella kansallisella standardointiryhmällä on oma sivusto, jossa on sen toimialueeseen liittyvä standardointiaineisto, mm.

• kansallisen standardointiryhmän kokousten esityslistat ja pöytäkirjat
• eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden työasiakirjat (esim. N-dokumentit)
• kansalliseen kannanmuodostukseen tarvittavat äänestysdokumentit ja äänestykset (esim. CIB)
• lausunto- ja äänestysvaiheessa olevat standardiehdotukset
• matkakertomukset ja/tai kokousraportit.

Standardointiryhmän sivustolla olevaa aineistoa ei saa edelleen jakaa kansallisen standardointiryhmän ulkopuolelle, lukuun ottamatta kannanottojen pyytämistä oman organisaation henkilöstöltä. Standardointiryhmän sivustolle on pääsy vain kansallisen standardointiryhmän jäsenillä, ja sivustoa voi käyttää vain standardointitarkoituksiin.

Standardointiryhmän sivustolla oleva kansallinen aineisto arkistoidaan vähintään viideksi vuodeksi.

Toimialayhteisön julkisilla verkkosivuilla on tiedot kansallisten standardointiryhmien toimialueista sekä niiden seurantavastuulla olevista eurooppalaisista ja maailmanlaajuisista teknisistä komiteoista.

7 Kokoukset ja päätöksenteko

7.1 Kokoukset

Standardointiryhmä päättää itse, kuinka usein se kokoontuu, miten kokoontuminen järjestetään ja mitä muita standardointiin liittyviä asioita se haluaa käsitellä eurooppalaisen, maailmanlaajuisen ja suomalaisen standardoinnin lisäksi.

Standardointiryhmä käyttää kansallisten päätösten valmistelussa olemassa olevia sähköisiä äänestystyökaluja, joilla voidaan varmistaa osallistujien identiteetti tietoturvallisella tavalla.

Sihteeri pitää standardointiryhmän kokouksesta pöytäkirjaa, johon kirjataan vähintään kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä tehdyt päätökset. Kaikkien päätösten (myös sähköisten) tulee olla jäljitettävissä. Jos jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, hän voi poissaolosta ilmoittaessaan samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Jäsen voi myös etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa toisen standardointiryhmän jäsenen käyttämään äänivaltaansa, tai nimetä omasta organisaatiostaan varahenkilön standardointiryhmän yksittäiseen kokoukseen.

Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsentaholla on yksi ääni. Jäsentaholla tarkoitetaan henkilön edustamaa organisaatiota. Äänten mennessä tasan kanta on joko ”abstain” tai konsensuksen hakua jatketaan. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin.

7.2 Lausuntopyyntöjen käsittely

Standardointiryhmän sihteeri laatii Suomen kannanotot saatujen lausuntojen perusteella. Kansallinen standardointiryhmä vahvistaa kannanotot. Ristiriitatilanteet ratkaistaan käyttäen sähköisiä järjestelmiä tai kutsumalla standardointiryhmä koolle.

8 Osallistuminen eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin työryhmiin ja standardointikokouksiin

Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin standardointikokouksiin osallistuvien henkilöiden toimintaa ohjaavat SFS-oppaan 5 linjaukset.

Kansallinen standardointiryhmä päättää eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten teknisten komiteoiden (TC) ja alakomiteoiden (SC) kokouksiin osallistuvista Suomen edustajista. Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin TC- ja SC-kokouksiin nimettyjen delegaattien sekä työryhmiin nimettyjen asiantuntijoiden tulee olla standardointiryhmän jäseniä. Kokouksiin voivat osallistua vain toimialayhteisön valtuuttamat henkilöt.

Kansallisten delegaattien tulee eurooppalaisissa ja maailmanlaajuisissa hallinnollisissa kokouksissa (TC, SC ja PC) kannanotoissaan ja näkemyksissään edustaa Suomea kansallisessa standardointiryhmässä päätetyn linjan mukaisesti. Mikäli Suomen kanta poikkeaa päätetystä Suomelle tärkeissä asioissa, tällöin kansallisessa standardointiryhmässä päätetyn kannan mukainen eriävä mielipide on pyydettävä kirjaamaan eurooppalaisen tai maailmanlaajuisen kokouksen pöytäkirjaan. Työryhmiin (WG) nimetyt asiantuntijat edustavat kokouksissaan oman tausta- ja sidosryhmänsä näkemyksiä. Työryhmään nimetyn asiantuntijan tulee kaikissa standardiehdotuksen valmisteluvaiheissa käydyissä keskusteluissa ja kommentoinnissa kuitenkin selkeästi erottaa kansallisessa standardointiryhmässä päätetyt linjaukset ja omat henkilökohtaiset näkemykset ja mielipiteet. Asiantuntijoiden tulee olla tietoisia kyseisen standardointialueen Suomen lainsäädännöstä sekä tarvittaessa tuoda se työryhmän tietoon.

Lainsäädännön perusteella velvoittavien standardien valmistelussa asiantuntijoita sitovat kansallisissa standardointiryhmissä tehdyt päätökset ja linjaukset.

Nimitetyn delegaatin ja asiantuntijan tulee toimia SFS:n ja toimialayhteisön ohjeiston mukaisesti voidakseen toimia delegaattina tai asiantuntijana. Mikäli nimetty henkilö toimii standardointiryhmän toimintasäännön ja/tai oppaan 5 vastaisesti, päättyy nimeäminen välittömästi. Mahdollista saman henkilön esittämää uutta nimeämispyyntöä ei oteta standardointiryhmässä käsittelyyn TC/SC/WG:n vastuulla olevan standardin/julkaisun käynnissä olevalla päivityskierroksella.

Komiteakokouksiin (TC ja SC) osallistuneen delegaatin tulee raportoida kansalliselle standardointiryhmälle. Toimialayhteisö voi edellyttää kirjallista raportointia. Mikäli hän on käyttänyt SFS:n tai toimialayhteisön matka-avustusta, tulee raportti laatia kirjallisesti. Tämä koskee myös työryhmäkokoukseen osallistuvaa asiantuntijaa, mikäli hän on käyttänyt SFS:n tai toimialayhteisön matka-avustusta. Matkaraportista on käytävä ilmi komitean tai työryhmän nimi, kokouksen aika ja paikka, osallistujat Suomesta sekä aihe. Lisäksi on selvitettävä asetettujen tavoitteiden täyttyminen ja saavutettu hyöty sekä mahdolliset toimenpiteet Suomessa. Toimialayhteisö antaa tarvittaessa matkaraportointia koskevia tarkempia ohjeita.

9 Standardien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet

Standardit ja niiden luonnokset sekä valmisteluaineisto ovat tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamia. Standardointiryhmissä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa immateriaalioikeuksien käyttöä koskevaa lainsäädäntöä sekä immateriaalioikeuksien käyttöön soveltuvia standardointiohjeita.

Työryhmään jäsen luovuttaa laadittavien standardiehdotusten sisältöä koskevat tekijänoikeudet CEN/CENELECille tai ISO/IEC:lle (sen mukaan mikä järjestö standardista vastaa), mukaan lukien oikeuden muuttaa sisältöä ja oikeuden luovuttaa ja lisensoida siihen liittyviä oikeuksia edelleen.

Standardointiryhmillä on ISOn ja CENin sääntöjen puitteissa oikeus käyttää ja kopioida maailmanlaajuisia standardeja ja niiden käännöksiä standardointitoiminnan edellyttämässä laajuudessa ja edellyttämällä tavalla (mukaan lukien elintensä ja asiantuntijoidensa käyttöön) ja kääntää toimialaansa kuuluvia maailmanlaajuisia standardeja ilman erillistä lupaa. Standardointiryhmän jäsenille annettu aineiston käyttöoikeus koskee vain standardointitehtäviä. Standardointiryhmän jäsen voi käyttää standardointiryhmän jäsenenä lausuntovaiheessa tai sen jälkeen saamaansa standardiehdotusta omissa julkaisuissaan, esim. tutkimuksissa ja opinnäytetöissä.

Standardointiryhmien jäsenten on ilmoitettava toimialayhteisölle standardointiryhmän työkohteisiin liittyvistä tiedossa olevista patenteista ja immateriaalioikeuksista. Mahdolliset patentteja koskevat ilmoitukset käsitellään ohjeen CEN-CENELEC Guide 8 mukaisesti.

10  Valitusten käsittely

Toimialayhteisö vastaa standardointitoimintaa (ml. lausuntojen käsittelyä) koskeviin kirjallisiin valituksiin kirjallisesti niiden tekijälle ja kirjaa saadut valitukset ja niiden käsittelyn. Jos SFS:lle tulee toimialayhteisöjen toimintaa koskeva valitus, se toimitetaan ao. toimialayhteisölle valituksen käsittelyä ja siihen vastaamista varten.