Asiakas- ja markkinointitietojen 7.4.2024 voimaan astuva tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten SFS Suomen Standardit ry (”SFS”) vastuullisena rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietojasi myydessään ja markkinoidessaan standardeja ja muita palveluitaan.

1. Kerättävät henkilötiedot

SFS voi kerätä sinusta seuraavia henkilötietoja:

• Yhteys- ja asiakastiedot. SFS voi kerätä ja käsitellä seuraavia sinua koskevia asiakas- ja yhteystietoja: nimesi, yhteystietosi, edustamasi organisaation nimi, tehtävänimike sekä soveltuvin osin tietoja ostohistoriastasi ja soveltuvista sopimusehdoista (SFS:n ja sinun tai edustamasi organisaation välillä). Eräiden tunnuspalveluiden osalta sinusta voidaan pyytää myös muita tietoja, joista kerrotaan erikseen. Lisäksi SFS myös kerää ja säilyttää asiakas- tai markkinointisuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten SFS:n kanssa käymääsi kirjeenvaihtoa tai antamaasi palautetta.
• Muut tiedot. SFS voi myös säilyttää ja käsitellä tietoja siitä, mihin SFS:n tilaisuuksiin tai tapaamisiin olet osallistunut, mitä uutiskirjeitä ja markkinointiviestintää sinulle on tilattu, sekä tiedon mahdollisista suoramarkkinointikielloista. Tilaisuuksien ja tapaamisten järjestämiseksi SFS myös pyytää sinulta tietoja esimerkiksi mahdollisista erikoisruokavalioistasi tai vastaavista toiveistasi (ks. jäljempänä näiden tietojen rajoitetusta säilyttämisestä).
• Verkkoanalytiikkatiedot. SFS kerää myös analytiikkatietoja siitä, miten sen verkkosivuja ja -palveluita käytetään. Näistä kerrotaan tarkemmin jäljempänä.

SFS hankkii edellä mainitut yhteys- ja asiakastiedot sekä muut tiedot pääosin sinulta itseltäsi esimerkiksi rekisteröityessäsi SFS:n verkkopalvelun käyttäjäksi tai tilaisuuden osallistujaksi. Tietojasi voidaan kuitenkin myös saada yritystietopalveluita tarjoavalta SFS:n kumppanilta tai edustamaltasi organisaatiolta. Verkkoanalytiikkatietoja kerätään analytiikkapalvelun avulla jäljempänä tarkemmin selostettavalla tavalla.

2. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus ja oikeudellinen peruste

SFS käsittelee näitä tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Sopimusten täyttäminen. SFS kerää ja käsittelee edellä mainittuja yhteys- ja asiakastietojasi voidakseen myydä standardeja sekä muita julkaisuja ja palveluita asiakkailleen ja toteuttaakseen sen ja asiakkaidensa välisiä näiden myyntiä koskevia sopimuksia sekä noudattaakseen tähän liittyviä laillisia kirjanpitoon ja tositteiden säilyttämiseen liittyviä velvoitteitaan. SFS voi lisäksi käsitellä organisaatioasiakkaidensa edustajien yhteys- ja asiakastietoja toteuttaakseen oikeutettua etuaan tarjota ja myydä näitä tuotteitaan henkilön edustamalle asiakkaalle. Näiden tietojen antaminen voi olla välttämätöntä, jotta SFS voi myydä edellä mainittuja tuotteita sinulle tai edustamallesi asiakasorganisaatiolle sinun kauttasi.
• Palveluiden kehittäminen. SFS voi käyttää kaikkia edellä mainittuja tietoja toteuttaakseen oikeutettua etuaan kehittää tuotteittaan ja palveluitaan. Tämä voi tarkoittaa palautteen keräämistä sekä standardien myynnin ja kiinnostavuuden seuraamista standardointitoiminnan paremmaksi kohdentamiseksi jatkossa. Tämä voi myös tarkoittaa SFS:n verkkosivujen ja -palveluiden käytön seuraamista niiden käytettävyyden ja toiminnallisuuksien parantamiseksi.
• Markkinointi. SFS voi lisäksi käsitellä kaikkia edellä mainittuja tietoja toteuttaakseen oikeutettua etuaan ylläpitää asiakassuhteitaan ja markkinoidakseen tuotteitaan ja palveluitaan. SFS:n voi myös seurata verkkosivujensa ja -palveluidensa käyttöä markkinoinnin kohdentamiseksi. Sinulla on eräissä tilanteissa, jäljempänä tarkemmin selostetulla tavalla, oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä markkinointitarkoituksiin. Sinulla on kuitenkin aina oikeus kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi. Siltä osin kuin SFS lähettää suostumusta edellyttävää sähköistä suoramarkkinointia, voit milloin tahansa peruuttaa tätä koskevan suostumuksesi.
• Oikeudelliset vaatimukset. SFS voi käsitellä näitä tietojasi myös toteuttaakseen oikeutettua etuaan tarvittaessa puolustautuakseen oikeudellisia väitteitä vastaan tai esittääkseen tällaisia väitteitä, esimerkiksi maksamattomiin laskusaataviin liittyen.

Henkilötietojasi ei käytetä lain tarkoittamaan automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

3. Henkilötietojesi luovuttaminen ja siirtäminen

SFS ei lähtökohtaisesti luovuta sinua koskevia tietoja muille. Tähän kuitenkin on jotain rajoitettuja poikkeuksia:

• Organisaatioasiakkaiden tiedonsaanti. Jos edustat organisaatioasiakasta, SFS voi antaa kyseiselle organisaatioasiakkaalle tietoja siitä, mitä standardeja olet ostanut asiakkaan puolesta ja siitä, miten olet käyttänyt organisaatioasiakkaan ja SFS:n välisen sopimuksen alaisia palveluita. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi laskutusta varten.
• Tunnuspalvelut. Tunnuspalvelun ostaneiden asiakkaiden osalta SFS voi lisäksi antaa tietoja kolmannessa maassa toimivalle organisaatiolle, kun se on tarpeen asiakkaan kanssa sovitun palvelun toteuttamiseksi, esimerkiksi ilmoittaakseen edustamalleen järjestölle tietyn tunnuksen myöntämisestä asiakkaalle.
• Standardointitoiminnan kehittäminen. Jos edustat organisaatioasiakasta, SFS voi antaa standardin ostotapahtumaa koskevia tietoja standardin laadinnasta vastaavalle työryhmälle seuraavasti. Standardista vastaavan toimialayhteisön standardoinnin asiantuntijalle voidaan antaa tieto edustamasi asiakasorganisaation nimestä ja sen puolesta ostamastasi standardista. Asiantuntijalle ei anneta henkilötasolla tunnistettavia tietoja sinusta. Asiantuntija ei saa luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille.
• Tilastotiedot standardien myynnistä. Standardin laatimiseen osallistuneille standardointiryhmän jäsenille voidaan antaa ylätason tilastoja ryhmän vastuulla olevien standardien myynnistä siten, että näistä ei voida tunnistaa yksittäisiä henkilöitä tai organisaatioita. Työryhmän edustajille ei anneta henkilötasolla tunnistettavia tietoja sinusta.
• Tekniset palveluntarjoajat. SFS voi edellä sanotun lisäksi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia edellä tarkoitettujen tietojen keräämiseksi ja käsittelemiseksi. Tällaisia tahoja voivat olla yritykset, joilta SFS ostaa IT-palveluita kuten palvelintilaa, konesalipalveluita tai vastaavia. SFS käyttää lisäksi ulkopuolista palveluntarjoajaa suoramarkkinoinnin lähettämiseksi. Nämä tekniset palveluntarjoajat toimivat niin sanottuina henkilötietojen käsittelijöinä SFS:n lukuun. SFS:n ja näiden palveluntarjoajien väliset sopimukset turvaavat henkilötietojesi turvallisen käsittelyn myös näissä tilanteissa.
• SESKOn vastuualueelle kuuluvat sähköalan standardit. Jos ostamasi julkaisu on SESKOn vastuualueelle kuuluva sähköalan standardi, SFS voi luovuttaa SESKOlle oston yhteydessä kerätyt yhteystietosi sekä muut asiakas- ja sidosryhmätiedot standardien ja komiteajäsenyyksien markkinointia ja muuta yhteydenpitoa varten oikeutetun edun perusteella. Tietoja ei kuitenkaan luovuteta, jos SFS:n ja organisaatiosi välinen mahdollinen sopimus sisältää salassapitositoumuksen.

Voit olla yhteydessä SFS:ään, jos sinulla on kysymyksiä siitä, miten tietojasi luovutetaan tai siirretään muille.

4. Evästeet ja verkkoanalytiikka

SFS käyttää sivustollaan evästeitä (cookies). Ne ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi, kun otat yhteyden verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen. Osa evästeistä on käytössä selainistunnon ajan, osa pidempään. 

Evästeet voidaan jakaa neljään kategoriaan: välttämättömiin, toiminnallisiin, analytiikkaan ja markkinointievästeisiin. Osa evästeitä ovat välttämättömiä sivuston teknisen toiminnan kannalta. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai analytiikassa. 

Toiminnalliset evästeet taas parantavat sivuston toimintaa, esimerkiksi mahdollistamalla chat-botin toiminnan. Analytiikkaevästeet keräävät anonyymia tietoja ja tilastoja sivuston kehitystä varten. Markkinointievästeiden avulla voidaan esimerkiksi kohdentaa sivuston käyttäjälle mainontaa. Lisäksi sivustolla voi olla esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, joita voit hyödyntää ollessasi kirjautuneena sometilillesi. 

Muiden kuin teknisesti välttämättömien evästeiden osalta SFS pyytää suostumustasi evästeiden käytölle. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumukseksi, mutta tämä ei vaiku-ta jo suoritettujen toimenpiteiden laillisuuteen.

SFS:n käyttämät verkkoanalytiikkapalvelut keräävät tietoja siitä, miten SFS:n verkkosivuja ja -palveluita käytetään, mitä sisältöä käyttäjä katsoo, miten käyttäjä liikkuu sivujen välillä, mistä ja miten käyttäjä on saapunut SFS:n palveluun, onko käyttäjä aiemmin vieraillut sivulla tai palvelussa, sekä käyttäjän selainasetuksista ja vastaavista seikoista. Tiedot voivat jossain tilanteessa olla henkilötasolla tunnistettavia. Tietoja voidaan kerätä myös evästeiden avulla.

Tällä hetkellä SFS käyttää seuraavia analytiikkapalveluita:

• Google Analytics. SFS käyttää Google Analytics -palvelua edellä todettuja tarkoi-tuksia varten. Voit lukea palvelun keräämistä henkilötiedoista tarkemmin täältä: https://policies.google.com/technologies/partner-sites.
• Askem. SFS käyttää myös suomalaisen React and Sharen Askem-palvelua vastaaviin tarkoituksiin. Voit lukea palvelun keräämistä henkilötiedoista tarkemmin täältä: https://www.askem.com/privacy-policy.
• Matomo. SFS käyttää evästeetöntä Matomo -palvelua verkkokaupassaan (sales.sfs.fi). Palvelussa ei ole käytössä seurantaevästeitä, tietoa käytetään ainoastaan SFS:n sisäisiin analytiikkatarpeisiin eikä sitä jaeta tai yhdistetä minkään muun tiedon kanssa, kävijöitä ei seurata eri verkkosivustoilla eikä sivustolla vierailevia kävijöitä tunnisteta. Voit lukea palvelun tietosuojakäytänteistä lisää täältä: https://matomo.org/privacy/.

Löydät tarkempia tietoja SFS:n sivustolla käytetyistä evästeistä ja SFS:n verkkokaupan käyttämistä evästeistä.

5. Henkilötietojen kansainväliset luovutukset tai siirrot

SFS ei lähtökohtaisesti luovuta tai siirrä henkilötietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Joissain rajoitetuissa tilanteissa SFS kuitenkin voi luovuttaa tai siirtää henkilötietojasi taholle, joka sijaitsee sellaisessa EU/ETA-alueen ulkopuolisessa niin sanotussa kolmannessa maassa, jonka paikallinen laki ei turvaa EU-sääntelyä vastaavaa tietosuojan tasoa:

• Tunnuspalvelut. Edellä kuvatusti SFS:n voi tunnistepalveluiden osalta olla palvelun tarjoamisen ja sopimuksen täyttämisen kannalta välttämätöntä ilmoittaa kolmannessa maassa toimivalle organisaatiolle ostamasi tunnuksen myöntämisestä sekä luovuttaa tähän liittyviä tietoja.
• Ulkomaiset organisaatioasiakkaat. Edellä kuvatusti organisaatioasiakkaalla voi olla oikeus saada tietoja siitä, miten asiakkaan edustajat ovat käyttäneet SFS:n palveluita, esimerkiksi laskutusta varten. Jos organisaatioasiakas sijaitsee ulkomailla, tämä voi edellyttää tietojen siirtämistä kolmanteen maahan.
• Palveluntarjoajat. Jotkin SFS käyttämistä yllä mainituista teknisistä palveluntarjoajista ja verkkoanalytiikkapalveluista voivat myös säilyttää tai käsitellä henkilötietojasi tällaisessa kolmannessa maassa.

Näissä tilanteissa SFS lähtökohtaisesti on solminut kyseisen tahon kanssa EU-komission niin sanottujen mallilausekkeiden mukaisen sopimuksen, jolla se varmistuu tietojen turvallisesta käsittelystä myös kolmansissa maissa. Jos tietojen luovutus tai siirto kuitenkin on tarpeen SFS:n kanssasi tai edukseksi solmiman sopimuksen toteuttamiseksi tai jokin muu laillinen poikkeusperuste soveltuu, SFS ei välttämättä käytä mallilausekkeita.

SFS varmistuu myös muutoin tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä ulkomailla. SFS antaa tarvittaessa tarkempia tietoja kansainvälisistä tiedonsiirroista.

6. Henkilötietojesi säilytysaika

SFS säilyttää henkilötietosi alla kuvattujen säilytysaikojen mukaisesti:

• Käyttäjätunnus. Jos sinulla on käyttäjätunnus SFS:n palveluun, tietojasi voidaan säilyttää tunnistettavassa muodossa niin kauan kuin asiakassuhde kestää, eli kunnes käyttäjätunnus poistetaan. Voit milloin tahansa pyytää käyttäjätunnukseksi poistamista, mutta tämä voi tarkoittaa, että et enää voi käyttää SFS:n palveluita esimerkiksi ostaaksesi standardeja. Jäljempänä kerrotaan tarkemmin siitä, miten voi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi suoramarkkinointiin.
• Muut ostotiedot. Jos olet ostanut standardin luomatta käyttäjätunnusta, esimerkiksi olemalla yhteydessä SFS:n asiakaspalveluun, ostotietojasi voidaan säilyttää tunnistettavassa muodossa, kunnes viimeisestä ostostasi on kulunut kolme vuotta. Jos olet pyytänyt, että SFS ilmoittaa sinulle ostamasi standardiin tehdyistä päivityksistä, tietoja voidaan säilyttää pidempään pyyntösi mukaisesti.
• Uutiskirjeiden tilaukset. Tieto siitä, että sinulle lähetetään tiettyä uutiskirjettä tai markkinointiviestintää, säilytetään niin kauan, kun tilauksesi on aktiivinen. Voit milloin tahansa kieltää tällaisen viestinnän lähettämisen. Jos olet asettanut suoramarkkinointikiellon, SFS voi säilyttää merkintään liittyvät tiedot, kunnes peruutat kiellon.
• Muut markkinointitiedot. Muita markkinointitietoja, kuten esimerkiksi tietoa siitä, että olet osallistunut tiettyyn tilaisuuteen tai tapaamiseen, säilytetään tunnistettavassa muodossa enintään 3 vuotta. Tieto ilmoittamastasi mahdollisesta erityisruokavaliosta kuitenkin poistetaan heti tilaisuuden tai tapaamisen jälkeen, ellei muuta sovita.
• Verkkoanalytiikkatiedot. Käyttäjäkohtaisia verkkoanalytiikkatietoja säilytetään enintään 38 kuukautta keräämisestä.
• Kirjanpitotositteet. Kirjanpitolain tarkoittama kirjanpitoaineisto, kuten tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto, voidaan edellä sanotun rajoittamatta säilyttää kirjanpitoa koskevien määräysten sallimalla tai edellyttämällä tavalla, eli normaalisti ainakin kuusi vuotta.
• Oikeudellisiin vaatimuksiin liittyvä aineisto. Tietoja voidaan lisäksi soveltuvin osin säilyttää edellä sanottua pidemmän ajan, jos SFS:lle syntyy perusteltu epäilys siitä, että ne ovat tarpeen mahdollisen tulevan oikeudellisen riidan tai vastaavan takia.

Edellä selostettujen säilytysaikojen päätyttyä, henkilötietosi joko tuhotaan tai anonymisoidaan siten, etteivät ne enää ole henkilötasolla tunnistettavia.

7. Oikeutesi tietosuojalainsäädännön nojalla

Sinulla on soveltuvan tietosuojasääntelyn nojalla muun muassa seuraavat oikeudet edellä tarkoitettujen henkilötietojesi osalta:

(a) tarkastaa SFS:n tallentamat sinua koskevat henkilötiedot ja eräissä tilanteissa oikeus vaatia kopiota tiedoistasi tai niiden siirtämistä toiseen tietojärjestelmään;
(b) vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
(c) vaatia vanhentuneiden tai turhien tietojen poistamista SFS:n rekistereistä;
(d) vaatia tietojen käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes muu tietojasi koskeva vaatimus on ratkaistu;
(e) vastustaa tietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai, jonkin henkilökohtaisen erityisen tilanteesi niin edellyttäessä, tietojesi käyttämistä SFS:n oikeutettujen etujen turvaamiseksi.

Niissä tilanteissa, joissa SFS käsittelee henkilötietojasi suostumuksesi nojalla, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumukseksi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden laillisuuteen.

Jos olet tyytymätön siihen, miten SFS on käsitellyt henkilötietojasi, voit lisäksi tehdä kantelun toimivaltaisille tietosuojaviranomaisille. Suomessa tämä on tietosuojavaltuutetun toimisto (ks. tietosuoja.fi).

8. Yhteydenotot

Tätä tietosuojaselostetta tai henkilötietojasi koskevissa asioissa voit olla yhteydessä SFS:ään käyttäen seuraavia yhteystietoja:

SFS Suomen Standardit ry
Malminkatu 34, 00100 Helsinki
PL 130, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 149 9331
Sähköposti: standardeista@sfs.fi

9. Muutokset

SFS voi aika ajoin päivittää tätä selostetta. Tarvittaessa olennaisista muutoksista tiedotetaan erikseen.
Tämän tietosuojaselosteen version voimaantulopäivä on 7.4.2024.