SFS Suomen Standardit ry:n tietosuojaseloste - Lausuntopyyntöpalvelu

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten SFS Suomen Standardit ry (”SFS”) vastuullisena rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietojasi lausuntopyyntöpalvelun yhteydessä.

1. Kerättävät henkilötiedot

Kun rekisteröidyt SFS:n ylläpitämään lausuntopyyntöpalveluun, SFS kerää nimesi, tehtävänimikkeesi, sähköpostiosoitteesi sekä mahdollisen tiedon edustamastasi organisaatiostasi tai sidosryhmästäsi.

SFS hankkii nämä tiedot sinulta itseltäsi rekisteröitymisesi yhteydessä. SFS kerää myös antamasi kommenttisi yhteydessä toimittamasi tiedot.

Käyttäessäsi SFS:n verkkopalveluita sinusta voidaan myös kerätä näihin liittyviä tietoja. Näistä tiedoista on kerrottu tarkemmin SFS:n asiakas- ja markkinointitietoja koskevassa tietosuojaselosteessa.

2. Henkilötietojesi keräämisen tarkoitus ja oikeudellinen peruste

SFS:n lausuntopyyntöpalvelu mahdollistaa standardiehdotusten kommentoinnin sekä niihin vaikuttamisen. SFS kerää ja käsittelee edellä mainittuja henkilötietojasi oikeutetun edun nojalla lausuntopyyntöpalveluun rekisteröitymistä varten. Rekisteröinti on välttämätöntä, jotta SFS voi verifioida annetut kommentit sekä valvoa, ettei lausuntopyyntöpalvelua käytetä vastoin lausuntopyyntöpalvelun käyttöehtoja.

SFS voi myös suostumuksellasi lähettää sähköpostiosoitteeseesi tietoa valmistuneista julkaisuista.

SFS voi lisäksi käsitellä tietojasi markkinoidakseen tuotteitaan ja palveluitaan joko suostumuksellasi, tai oikeutetun edun nojalla, jos edustat organisaatiota. Sinulla on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointitarkoituksiin, ja siltä osin kuin SFS lähettää suostumusta edellyttävää sähköistä suoramarkkinointia, voit milloin tahansa peruuttaa tätä koskevan suostumuksesi.

SFS voi myös käsitellä tietojasi toteuttaakseen oikeutettua etuaan tarvittaessa puolustautua oikeudellisia väitteitä vastaan tai esittääkseen tällaisia väitteitä, esimerkiksi saataviinsa liittyen.

3. Henkilötietojesi muu luovuttaminen ja siirtäminen

SFS käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia lausuntopyyntöpalvelun toteuttamista varten. Tällaisia tahoja voivat olla yritykset, joilta SFS ostaa IT-palveluita kuten palvelintilaa, konesalipalveluita tai vastaavia. Nämä tekniset palveluntarjoajat toimivat niin sanottuina henkilötietojen käsittelijöinä SFS:n lukuun. SFS:n ja näiden palveluntarjoajien väliset sopimukset turvaavat henkilötietojesi turvallisen käsittelyn myös näissä tilanteissa.

Tämän lisäksi SFS voi kommenttien läpikäynnin yhteydessä luovuttaa sinua koskevia henkilötietoja kommentin antajan ominaisuudessa standardin laatimiseen osallistuville tahoille kuten kyseisen standardointiryhmän jäsenille sekä standardointiryhmästä vastaavalle toimialayhteisölle.

Osana yllä kuvattuja toimenpiteitä henkilötietojasi voidaan myös joutua luovuttamaan tai siirtämään sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin niin sanottuihin kolmansiin maihin, joissa ei ole vastaavaa tietosuojalainsäädäntöä. Ensisijaisesti SFS siirtää henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan komission antaman päätöksen nojalla riittävästä tietosuojan tasosta. Muissa tilanteissa SFS pyrkii lain edellyttämällä tavalla varmistumaan tietojen turvallisesta käsittelystä myös kolmansissa maissa esimerkiksi solmimalla vastaanottajan kanssa Euroopan komission niin sanottujen vakiolausekkeiden mukaisen sopimuksen, jolla se varmistuu tietojen turvallisesta käsittelystä myös kolmansissa maissa.

4. Henkilötietojesi säilytysaika

SFS säilyttää rekisteröitymiseesi liittyvät tiedot niin kauan kuin sinulla on aktiivinen käyttäjätili lausuntopyyntöpalvelussa. SFS säilyttää myös antamasi kommentit ja siihen yhdistetyt tiedot sinusta kommentin antajana viisi vuotta, jotta standardin lausuntohistoriaa voidaan tarvittaessa verifioida.

Tietoja voidaan lisäksi soveltuvin osin säilyttää edellä sanottua pidemmän ajan, jos esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö tai muut oikeudelliset velvoitteet edellyttävät sitä. Tietoja voidaan myös säilyttää pidemmän ajan, jos SFS:ssä syntyy perusteltu epäilys, että ne ovat tarpeen mahdollisen tulevan oikeudellisen riidan takia.

Mainittujen säilytysaikojen päättyessä, henkilötietosi joko tuhotaan tai anonymisoidaan siten, etteivät ne enää ole henkilötasolla tunnistettavia.

5. Oikeutesi tietosuojalainsäädännön nojalla

Sinulla on soveltuvan tietosuojasääntelyn nojalla muun muassa seuraavat oikeudet edellä tarkoitettujen henkilötietojesi osalta:

(a) tarkastaa SFS:n tallentamat sinua koskevat henkilötiedot ja eräissä tilanteissa oikeus vaatia kopiota tiedoistasi tai niiden siirtämistä toiseen tietojärjestelmään;
(b) vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
(c) vaatia vanhentuneiden tai turhien tietojen poistamista SFS:n rekistereistä;
(d) vaatia tietojen käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes muu tietojasi koskeva vaatimus on ratkaistu;
(e) vastustaa tietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai, jonkin henkilökohtaisen erityisen tilanteesi niin edellyttäessä, tietojesi käyttämistä SFS:n oikeutettujen etujen turvaamiseksi.

Niissä tilanteissa, joissa SFS käsittelee henkilötietojasi suostumuksesi nojalla, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumukseksi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden laillisuuteen.

Jos olet tyytymätön siihen, miten SFS on käsitellyt henkilötietojasi, voit lisäksi tehdä kantelun toimivaltaisille tietosuojaviranomaisille. Suomessa tämä on tietosuojavaltuutetun toimisto (ks. tietosuoja.fi).

6. Yhteydenotot

Tätä tietosuojaselostetta tai henkilötietojasi koskevissa asioissa voit olla yhteydessä SFS:ään käyttäen seuraavia yhteystietoja:

SFS Suomen Standardit ry
Malminkatu 34, 00100 Helsinki
PL 130, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 149 9331
Sähköposti: standardeista@sfs.fi

7. Muutokset

SFS voi aika ajoin päivittää tätä selostetta. Tarvittaessa olennaisista muutoksista tiedotetaan erikseen.