SFS Suomen Standardit ry:n tietosuojaseloste - Standardointityö

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten SFS Suomen Standardit ry (”SFS”) vastuullisena rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietojasi standardointityön tietojärjestelmissä. Eräiden kansainvälisten tietojärjestelmien osalta SFS toimii kulloinkin kyseessä olevan kansainvälisen standardointijärjestön kanssa yhteisesti vastuullisena yhteisrekisterinpitäjänä alla tarkemmin selostettavalla tavalla.

1. Kerättävät henkilötiedot

Osallistuessasi SFS:n koordinoimaan standardointityöhön, sinusta kerätään seuraavia henkilötietoja standardointityön tietojärjestelmiin: nimesi, tehtävänimikkeesi, edustamasi organisaatio, yhteystietosi, standardointiryhmä- tai työryhmäjäsenyytesi, edustamasi sidosryhmä sekä mahdollisesti antamasi muut lisätiedot. Nämä tiedot voidaan kerätä myös, jos rekisteröidyt seuraamaan tiettyä standardointityötä, vaikket osallistuisikaan työryhmän toimintaan.

SFS voi myös lisätä, kerätä ja säilyttää tiedon siitä, oletko antanut suostumuksesi alan uutiskirjeiden vastaanottamiseen.

SFS hankkii nämä tiedot pääosin sinulta itseltäsi. Liittyessäsi standardointiryhmään tai suomalaista standardia laativaan työryhmään tietojasi kerätään sähköisen lomakkeen avulla. Tiedot tallennetaan SFS:n vastuulla olevaan tietojärjestelmään. Lisäksi standardointiryhmästä tai työryhmästä vastaava toimialayhteisö voi tässä yhteydessä kerätä sinua koskevia tietoja myös itselleen, esimerkiksi laskutukseen liittyen. Saat näistä lisätietoja kyseiseltä toimialayhteisöltä. SFS ei vastaa näiden muiden tietojen keräämisestä tai käsittelystä, paitsi niiltä osin kuin SFS itse toimii toimialayhteisönä.

Käyttäessäsi SFS:n verkkopalveluita sinusta voidaan myös kerätä näihin liittyviä tietoja. Näistä tiedoista on kerrottu tarkemmin SFS:n asiakas- ja markkinointitietoja koskevassa tietosuojaselosteessa.

2. Henkilötietojesi keräämisen tarkoitus ja oikeudellinen peruste

SFS kerää ja käsittelee edellä mainittuja henkilötietojasi ensisijaisesti toteuttaakseen oikeutettua etuaan koordinoida ja hallinnoida standardointitoimintaa ja -työtä Suomessa ja pitääkseen kirjaa standardien laadintaan osallistuneista tahoista. SFS:n pyytämien tietojen antaminen on välttämätöntä, jotta voit osallistua standardointitoimintaan.

SFS voi myös käsitellä näitä tietoja toteuttaakseen oikeutettua etuaan kehittää standardointialan yhteistoimintaa, standardointitoimintaa ja markkinoidakseen standardeja ja standardointitoimintaa. Joissakin tilanteissa SFS voi kuitenkin myös erikseen pyytää suostumustasi esimerkiksi markkinointia sisältävien uutiskirjeiden lähettämiselle.

SFS voi myös käsitellä tietojasi toteuttaakseen oikeutettua etuaan tarvittaessa puolustautua oikeudellisia väitteitä vastaan tai esittääkseen tällaisia väitteitä, esimerkiksi saataviinsa liittyen.

3. Tietojen tallentaminen kansainvälisiin tietojärjestelmiin

Henkilötietosi tallennetaan lähtökohtaisesti kansainvälisen standardointijärjestön globaaliin tietojärjestelmään (Global Directory). Tähän tietojärjestelmiin tallennettavien tietojen osalta SFS soveltuvin osin toimii yhteysvastuullisena yhteisrekisterinpitäjänä kyseisen kansainvälisen standardointijärjestön kanssa. Kansainväliseen toimintaan osallistuvilla tahoilla on pääsy näihin tietoihin myös EU/ETA-alueen ulkopuolelta.

Standardointitoiminnan CEN-CENELEC Guide 37 -oppaassa on lisätietoja siitä, miten henkilötietoja voidaan käsitellä kansainvälisissä tietojärjestelmissä. Opas on tällä hetkellä valmisteilla.

4. Henkilötietojesi muu luovuttaminen ja siirtäminen

Kolmansilla osapuolilla voi yllä kuvatusti olla pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin osana kansainvälisiä standardoinnin tietojärjestelmiä.

SFS voi luovuttaa sinua koskevia henkilötietoja myös esimerkiksi seuraaville tahoille:

(1) standardointiryhmän muille jäsenille;
(2) standardointiryhmästä vastaavalle toimialayhteisölle;
(3) henkilöille, joilla tapauskohtaisesti on oikeutettu etu saada tietoa tietyn standardin valmisteluun liittyen.

SFS voi lisäksi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia edellä tarkoitettujen tietojen keräämiseksi ja käsittelemiseksi. Tällaisia tahoja voivat olla yritykset, joilta SFS ostaa IT-palveluita kuten palvelintilaa, konesalipalveluita tai vastaavia. SFS käyttää lisäksi ulkopuolista palveluntarjoajaa suoramarkkinoinnin lähettämiseksi. Nämä tekniset palveluntarjoajat toimivat niin sanottuina henkilötietojen käsittelijöinä SFS:n lukuun. SFS:n ja näiden palveluntarjoajien väliset sopimukset turvaavat henkilötietojesi turvallisen käsittelyn myös näissä tilanteissa.

Osana yllä kuvattuja toimenpiteitä henkilötietojasi voidaan myös joutua luovuttamaan tai siirtämään sellaisiin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin niin sanottuihin kolmansiin maihin, joissa ei turvata vastaavaa tietosuojan tasoa kuin EU:ssa. Näissä tilanteissa SFS lain edellyttämällä tavalla pyrkii varmistumaan tietojen turvallisesta käsittelystä myös kolmansissa maissa. SFS solmii palveluntarjoajiensa kanssa EU-komission niin sanottujen mallilausekkeiden mukaisen sopimuksen, jolla se varmistuu tietojen turvallisesta käsittelystä myös kolmansissa maissa. SFS varmistuu myös muutoin tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä ulkomailla. Joissakin tilanteissa tietojen luovuttamiseen kolmanteen maahan voi myös soveltua jokin erityinen poikkeusperuste (esimerkiksi tärkeä yleinen etu).

Kansainvälisten tietojärjestelmien osalta järjestelmää hallinnoiva kansainvälinen standardointijärjestö vastaa tietojen siirtämisen laillisuudesta.

5. Henkilötietojesi säilytysaika

Edellä mainittuja standardointityöhön liittyviä henkilötietojasi säilytetään tunnistettavassa muodossa ainakin standardointiryhmän jäsenyytesi ajan. Niiltä osin kuin tiedot ovat standardin laatimishistorian tuntemisen kannalta kohtuudella tarpeen, tietoja voidaan säilyttää myös pidempään.

Tietoja voidaan lisäksi soveltuvin osin säilyttää edellä sanottua pidemmän ajan, jos esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö tai muut oikeudelliset velvoitteet edellyttävät sitä. Tietoja voidaan myös säilyttää pidemmän ajan, jos SFS:ssä syntyy perusteltu epäilys, että ne ovat tarpeen mahdollisen tulevan oikeudellisen riidan takia.

Mainittujen säilytysaikojen päättyessä, henkilötietosi joko tuhotaan tai anonymisoidaan siten, etteivät ne enää ole henkilötasolla tunnistettavia.

Tietojasi voidaan osin myös siirtää SFS:n markkinointirekisteriin. Näistä tiedoista on kerrottu tarkemmin SFS:n asiakas- ja markkinointitietoja koskevassa tietosuojaselosteessa.

6. Oikeutesi tietosuojalainsäädännön nojalla

Sinulla on soveltuvan tietosuojasääntelyn nojalla muun muassa seuraavat oikeudet edellä tarkoitettujen henkilötietojesi osalta:

(a) tarkastaa SFS:n tallentamat sinua koskevat henkilötiedot ja eräissä tilanteissa oikeus vaatia kopiota tiedoistasi tai niiden siirtämistä toiseen tietojärjestelmään;
(b) vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista;
(c) vaatia vanhentuneiden tai turhien tietojen poistamista SFS:n rekistereistä;
(d) vaatia tietojen käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes muu tietojasi koskeva vaatimus on ratkaistu;
(e) vastustaa tietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai, jonkin henkilökohtaisen erityisen tilanteesi niin edellyttäessä, tietojesi käyttämistä SFS:n oikeutettujen etujen turvaamiseksi.

Niissä tilanteissa, joissa SFS käsittelee henkilötietojasi suostumuksesi nojalla, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumukseksi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden laillisuuteen.

Jos olet tyytymätön siihen, miten SFS on käsitellyt henkilötietojasi, voit lisäksi tehdä kantelun toimivaltaisille tietosuojaviranomaisille. Suomessa tämä on tietosuojavaltuutetun toimisto (ks. tietosuoja.fi).

7. Yhteydenotot

Tätä tietosuojaselostetta tai henkilötietojasi koskevissa asioissa voit olla yhteydessä SFS:ään käyttäen seuraavia yhteystietoja:

SFS Suomen Standardit ry
Malminkatu 34, 00100 Helsinki
PL 130, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 149 9331
Sähköposti: standardeista@sfs.fi

8. Muutokset

SFS voi aika ajoin päivittää tätä selostetta. Tarvittaessa olennaisista muutoksista tiedotetaan erikseen.

Tämän tietosuojaselosteen version voimaantulopäivä on 1.6.2021