SFS/TR 004 Asiakirjastandardi SFS 2487

Standardi sisältää ohjeet asiakirjan rakenteesta, metatiedoista ja metatietoalueista. Standardin periaatteita sovelletaan sekä paperimuodossa pääasiassa A4-muotoisiin että sähköisessä muodossa oleviin asiakirjoihin. Tällaisia asia-kirjoja ovat esimerkiksi organisaatioiden tai yksityishenkilöiden laatimat kirjeet, sopimukset, tilaukset, tarjouspyynnöt, tarjoukset, lausunnot, muistiot ja raportit. Standardia noudattamalla helpotetaan ja nopeutetaan asiakirjan laatimista, lukemista ja käsittelyä. Standardissa on myös otettu huomioon saavutettavuusvaatimukset.

Tilannetietoa asiakirjastandardin päivittämisestä:

Asiakirjastandardia SFS 2487 päivittävän työryhmän työ etenee hitaasti, mutta varmasti. Työ aloitettiin marraskuussa 2020, ja sitä on tehty aktiivisesti siitä lähtien. Työryhmä kokoustaa nyt joka viikko, ja kokousten välillä työstämme standardia myös. Standardin edellinen painos on vuodelta 2007, joten päivitettävää on paljon.

Standardiluonnos oli julkisella lausuntokierroksella kesä-elokuussa 2023, ja saimme tekemäämme standardiluonnokseen 275 kommenttia. Nyt työstämme standardiluonnosta niiden mukaisesti. Tavoitteena on saada standardi julkaistua mahdollisimman pian, mutta koska kommentteja on yhteensä yli 50 sivua, niiden läpi käyminen vie paljon aikaa. Jokainen kommentti käsitellään erikseen työryhmässä.

Keskeisimpiä muutoksia standardissa ovat tekstin väljyyden lisääminen sekä perusmetatietojen mukaan tuominen standardiin. Myös saavutettavuus huomioidaan jatkossa. Ylätunnisteen merkitys ohjelmallisena elementtinä vähenee, ja tulemme suosittelemaan asiakirjan yläosan (ei varsinaisen ylätunnistetoiminnon) käyttöä. Ylätunnistetta kevennetään, ja monia tunnistetietoja siirtyy asiakirjan pinnalta näkymättömiin metatietoihin. Leipätekstin sisennys pienenee jatkossa 2,3 cm:iin ja alaotsikkotasojen määrää vähenee. Otsikot suositellaan jatkossa tyylittelemään ohjelmallisesti, mikä lisää asiakirjan rakenteisuutta ja parantaa saavutettavuutta.