Suomalaisia SFS-standardeja laativien työryhmien (TR) toimintasäännöt

1 Tarkoitus  

Laadittaessa suomalaisia SFS-standardeja noudatetaan näitä toimintasääntöjä. Suomalaiset SFS-standardit laaditaan toimialayhteisön tätä tehtävää varten perustamassa työryhmässä tai olemassa olevassa toimialayhteisön standardointiryhmässä. Mikäli työ tehdään olemassa olevassa standardointiryhmässä, toimialayhteisö voi perustaa sen alaisuuteen erillisen työryhmän, johon osallistuminen on maksutonta. 

2 Toimintaan liittyvät yleiset periaatteet 

Työryhmässä on otettava huomioon kilpailulainsäädännön periaatteet. Kilpailulainsäädäntöä koskevaa ohjeistusta esitetään oppaassa CEN-CENELEC Guide 31 ”Kilpailulainsäädännön huomioiminen CENin ja CENELECin toimintaan osallistuttaessa” (SFS-oppaan 4 liite 2). Työryhmän kokouksissa ei vaihdeta sellaisia tietoja, jotka kuuluvat liikesalaisuuden piiriin tai joilla voi olla vaikutusta yritysten tulevaan hinta‐ ja markkinakäyttäytymiseen. 

Tämän lisäksi on tärkeää noudattaa seuraavia menettelytapoja: 

• Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi ja siinä pitäydytään. 
• Esityslistaan ei sisällytetä kiellettyjä aiheita. 
• Luottamuksellisista tiedoista ei saa keskustella kokouksissa. 
• Jos kokouksen aikana keskustelu siirtyy kielletylle alueelle, tulee puheenvuoro ja aiheen käsittely välittömästi keskeyttää. Tämä velvollisuus on jokaisella kokoukseen osallistujalla. 
• Kokouksen pöytäkirjaan kirjataan osallistujien nimet sekä käsitellyt aiheet. 
• On tärkeää muistaa, että kilpailusääntöjä on noudatettava sekä muodollisissa että epämuodollisissa yhteyksissä. 

Mikäli syntyy epäselvyyttä siitä, onko toiminta sallittua vai ei, tulee asiaan hakea oikeudellista neuvoa ennen toimenpiteeseen ryhtymistä. 

Työryhmään liittynyt jäsen luovuttaa tekijänoikeutensa standardin sisältöön SFS:lle siten kuin alla tarkemmin kuvataan. 

Työryhmien toiminnassa tulee ottaa huomioon ISOn teknistä työtä koskevien eettisten ohjeiden periaatteet (SFS-oppaan 4 liite 1). 

3 Suomalaisia SFS-standardeja laativien työryhmien tehtävä 

Suomalaisia SFS-standardeja laativien työryhmien tehtävä on laatia tai päivittää suomalainen SFS-standardi SFS-oppaan 4 kohdan 4 mukaisesti. Tämän lisäksi työryhmä voi järjestää yhteistyössä toimialayhteisön kanssa tilaisuuksia valmiin standardin tunnettuuden edistämiseksi. 

4 Työryhmän jäsenyys 

Työryhmän jäsenyys on avoin kaikille, jotka ovat kiinnostuneita vaikuttamaan laadittavan standardin tai standardien sisältöön. Pyrkimyksenä on, että työryhmässä olisivat edustettuina kaikki olennaiset sidosryhmät, joiden toimintaan laadittava standardi vaikuttaa. Työryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Työryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi eri ryhmien edustajia ja asiantuntijoita. 

Jäseneksi liitytään täyttämällä toimialayhteisökohtainen osallistumislomake. 

Työryhmän jäsenyys jatkuu standardin vahvistamiseen saakka, ellei jäsen pyydä eroa työryhmästä kirjallisesti. Jäsen voidaan erottaa työryhmästä toimialayhteisön päätöksellä, jos hän on toiminut työryhmän toimintasäännön vastaisesti. Päätöksestä voi valittaa standardisointilautakunnalle. 

Toimialayhteisö ylläpitää jäsenrekisteriä työryhmän jäsenistä ja heidän edustamistaan jäsentahoista ja sidosryhmistä. Työryhmän jäsen on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kaikista jäsenyyteensä liittyvistä muutoksista (mm. jäsentaho, jota henkilö edustaa) työryhmän sihteerille, joka kirjaa muutokset jäsenrekisteriin. 

Tieto jäsenistä ja heidän taustaorganisaatioistaan on julkista. 

5 Työryhmän organisointi 

1 Puheenjohtaja 

Työryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan tai vetäjän (jatkossa ”puheenjohtaja”). Puheenjohtaja voidaan valita myös kokouskohtaisesti. 

Työryhmän puheenjohtaja johtaa kokousta toimien puolueettomasti, tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Erityisesti puheenjohtajan tulee ottaa huomioon liitteen 1 eettinen ohjeisto. Hänen tehtävänään on johtaa keskusteluja laaja-alaisen näkemyksen ja kansallisen konsensuksen saavuttamiseksi. 

2 Sihteeri 

Työryhmän sihteerinä toimii toimialayhteisön valitsema henkilö. Sihteeri koordinoi työryhmää ja hallinnoi suomalaisen SFS-standardiehdotuksen valmistelua SFS-oppaan 4 mukaisesti. 

Sihteeri on puolueeton, tasapuolinen ja oikeudenmukainen. Sihteerin velvollisuutena on varmistua siitä, että ryhmässä toimitaan SFS-oppaiden mukaisesti, oltava ehdottoman puolueeton, pitäydyttävä mielipiteistä eikä hänellä ole äänestysoikeutta. Sihteerin tulee ottaa huomioon liitteen 1 eettinen ohjeisto. 

3 Alatyöryhmät 

Työryhmä voi perustaa asioiden valmistelua varten alatyöryhmiä sekä kuulla asiantuntijoita. Alatyöryhmissä noudatetaan myös kohtien 4.1 ja 4.2 periaatteita. 

6 Työryhmän aineiston jakelu 

Jokaisella työryhmällä on oma sivusto, jossa on sen toimintaan liittyvä standardointiaineisto, mm. 

• työryhmän kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä mahdollinen muu kokousaineisto 
• suomalaisen SFS-standardin laadinnassa tarvittavat standardit tai niiden sisältöä koskeva keskeinen tieto 
• laadittavan suomalaisen SFS-standardin luonnokset ja standardiehdotukset 
• mahdolliset kannanmuodostukseen tarvittavat äänestysdokumentit ja äänestykset 
• lausuntokierroksen yhteydessä saadut lausunnot. 

Työryhmän sivustolla olevaa aineistoa ei saa edelleen jakaa työryhmän ulkopuolelle, lukuun ottamatta kannanottojen pyytämistä oman organisaation henkilöstöltä. Työryhmän sivustolle on pääsy vain työryhmän jäsenillä ja sivustoa voi käyttää vain standardointitarkoituksiin. Työryhmän sivustolla oleva aineisto arkistoidaan vähintään viideksi vuodeksi. 

Toimialayhteisön julkisilla verkkosivuilla on tiedot työryhmistä sekä niissä laadittavina olevista standardiehdotuksista. 

7 Kokoukset ja päätöksenteko 

Työryhmä päättää itse, kuinka usein se kokoontuu ja miten kokoontuminen järjestetään. Perinteisten kokousten lisäksi myös etäkokoukset ovat mahdollisia. 

Työryhmä voi käyttää päätösten valmistelussa olemassa olevia sähköisiä äänestystyökaluja. 

Sihteeri pitää työryhmän kokouksesta pöytäkirjaa, johon kirjataan vähintään kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä tehdyt päätökset. Kaikkien päätösten (myös sähköisten) tulee olla jäljitettävissä. Jos jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, hän voi poissaolosta ilmoittaessaan samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Jäsen voi myös etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa työryhmän toisen jäsenen käyttämään äänivaltaansa. 

Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään  
päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsentaholla (yritys, organisaatio tai suomalainen yksityishenkilö) on yksi ääni. Äänten mennessä tasan konsensuksen hakua jatketaan. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin. 

8 Standardien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet 

Standardit ja niiden luonnokset sekä valmisteluaineisto ovat tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamia. Työryhmissä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa immateriaalioikeuksien käyttöä koskevaa lainsäädäntöä sekä immateriaalioikeuksien käyttöön soveltuvia standardointiohjeita. 

Työryhmään jäsen luovuttaa laadittavien standardiehdotusten sisältöä koskevat tekijänoikeudet SFS:lle, mukaan lukien oikeuden muuttaa sisältöä ja oikeuden luovuttaa ja lisensoida siihen liittyviä oikeuksia edelleen. Jos jäsen laatii standardia varten selkeästi eroteltavan teoksen, kuten kuvan, jäsenen tulee lisäksi allekirjoittaa tätä teosta koskeva erillinen SFS:n mallin mukainen sopimus oikeuksien luovutuksesta. 

Jos standardiin sisällytetään kolmansien osapuolien (eli muiden kuin työryhmän jäsenten, toimialayhteisön tai SFS:n) sisältöä, kyseiseen sisältöön liittyvien tekijänoikeuksien siirtymisestä SFS:lle on sovittava erikseen SFS:n vahvistamalla sopimuksella. Sopimus toimitetaan SFS:lle viimeistään standardin lautakuntakäsittelyn yhteydessä. Aineiston luovuttavalla taholle jää kuitenkin tekijänoikeuden luovutuksesta riippumatta oikeus käyttää kyseistä sisältöä sopimuksessa todetussa laajuudessa. 

Työryhmien jäsenet saavat käyttää edellä tarkoitettuja aineistoja vain standardointitehtäviinsä. Jäsen voi kuitenkin käyttää tässä roolissa lausuntovaiheessa tai sen jälkeen saamansa standardiehdotusta omissa julkaisuissaan, esimerkiksi tutkimuksissa ja opinnäytetöissä. Työryhmän jäsen saa jakaa standardiluonnosta oman työnantajansa edustajille luonnosta koskevan lausunnon laatimista varten. 

Työryhmien jäsenten on ilmoitettava toimialayhteisölle työryhmässä laadittaviin standardiehdotuksiin liittyvistä tiedossa olevista patenteista ja immateriaalioikeuksista. Mahdolliset patentteja koskevat ilmoitukset käsitellään ohjeen CEN-CENELEC Guide 8 mukaisesti. 

9 Valitusten käsittely 

Toimialayhteisö vastaa standardointitoimintaa (ml. lausuntojen käsittelyä) koskeviin kirjallisiin valituksiin kirjallisesti niiden tekijälle ja kirjaa saadut valitukset ja niiden käsittelyn. Jos SFS:lle tulee toimialayhteisöjen toimintaa koskeva valitus, se toimitetaan ao. toimialayhteisölle valituksen käsittelyä ja siihen vastaamista varten.