SFS Suomen Standardit ry:n tietosuojaseloste – Työnhakijarekisteri

1 Rekisterinpitäjä

SFS Suomen Standardit ry
Y-tunnus: 0202290-8
Käyntiosoite: Malminkatu 34, 00100 Helsinki
Postiosoite: PL 130, 00101 Helsinki
Puhelin: 09 149 9331
Sähköposti: talous@sfs.fi
Yhteyshenkilö: Tuula Taivi

2 Rekisterin nimi

SFS Suomen Standardit ry:n työnhakijarekisteri

3 Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu SFS Suomen Standardit ry:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla SFS Suomen Standardit ry:n ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on myös tarpeen SFS Suomen Standardit ry:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen toimeen panemiseksi.

Lisäksi SFS Suomen Standardit ry voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa, pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn, työnhakijoiden arviointiin ja valintaan, sekä rekrytointiprosessin vaatimien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan SFS Suomen Standardit ry:lle, ei häntä välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

4 Rekisterin tietosisältö

SFS Suomen Standardit ry käsittelee työnhakijoiden sellaisia henkilö- sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään ja, jotka työnhakija itse on antanut SFS:lle osana työhakemustaan, haastattelua tai muutoin. Tämän lisäksi SFS voi eräissä rajatuissa tilanteissa työnhakijan suostumuksella tai lain sen muutoin salliessa hankkia työnhakijasta tietoja myös ulkopuolisilta tahoilta, alla tarkemmin selostettavin tavoin.

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan myös kerätä kolmansista lähteistä, kuten esim. SFS:n käyttämältä soveltuvuustestausyritykseltä, jos työnhakija suostumuksellaan suostuu tällaiseen testaukseen.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. 

6 Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

SFS Suomen Standardit ry ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Työnhakijaa koskevia henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa eri viranomaistahoille heidän lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Lisäksi tietoihin voi olla pääsy SFS Suomen Standardit ry:lle henkilöstöhallintoon liittyviä palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla. SFS Suomen Standardit ry huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin SFS Suomen Standardit ry:n mukaisia ohjeita ja tätä tietosuojaselostetta noudattaen.  

7 Henkilötietojen säilytys

SFS Suomen Standardit ry käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen SFS Suomen Standardit ry:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. Mikäli tänä aikana ilmenee tarve säilyttää tietoja pidempään, esim. riitatilannetta varten, tietoja voidaan säilyttää myös pidemmän aikaa.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin SFS Suomen Standardit ry:n ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen SFS Suomen Standardit ry:n lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jotkut yllä kohdassa 6 mainitut SFS:n tekniset palveluntarjoajat, voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja myös EU/ETA:n ulkopuolella. SFS on huolehtinut näiden tietojen turvallisesta käsittelystä myös EU/ETA:n ulkopuolella eri suojamekanismein, lähtökohtaisesti sisällyttämällä palveluntarjoajan kanssa tehtävään sopimukseen EU-komission hyväksymät ns. mallilausekkeet. Jotkut palveluntarjoajista voivat myös olla ns. Privacy Shield -ohjelman piirissä: Privacy Shield -ohjelmaan sitoutuneiden yhdysvaltalaisten palveluntarjoajien katsotaan EU-komission päätöksen nojalla tarjoavan henkilötiedoille riittävän tietosuojan, vaikka Yhdysvaltain laki ei sellaisenaan vastaa eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön tasoa. SFS toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä rekisteröidylle kopiot käyttämistään tietosuojan varmistamista lisämekanismeistaan.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekrytointi- ja työhakemusrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein ja salasanoin. Käyttöoikeudet määrittelee rekisteriasioista vastaava henkilö.

Palvelinlaitteet on sijoitettu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy vain omalla tai yhteistyökumppaneiden henkilöstöllä. Tietoihin on käyttöoikeus vain SFS Suomen Standardit ry:n palveluksessa olevilla henkilöllä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

SFS Suomen Standardit ry edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista työntekijöiden henkilötietojen salassapitoon. Tietojärjestelmiin pääsy on mahdollista vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään SFS Suomen Standardit ry:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on valvottu ulkopuolisilta henkilöiltä.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita SFS Suomen Standardit ry kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia SFS Suomen Standardit ry:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa SFS Suomen Standardit ry:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja tai rekisteriin on suoraan rekisteröidyn toiminnan seurauksena syntynyt tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn ja SFS Suomen Standardit ry:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti mahdollista.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 1. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Eräissä tilanteissa suostumuksen antamatta jättämien esim. soveltuvuustestin suorittamiselle, voi tarkoitta, ettei työnhakija voida valita tehtävään.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia ja ne tulee lähettää rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 1 osoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Vastaamme rekisteröityjen pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli emme toteuta pyyntöä, ilmoitamme rekisteröidylle syyt tähän (esimerkiksi lainsäädäntöön perustuvat syyt).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että SFS Suomen Standardit ry ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11 Muutokset tietosuojaselosteeseen

SFS Suomen Standardit ry voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi SFS Suomen Standardit ry:n verkkosivuilla tai ne voidaan kommunikoida suoraan rekisteröidyille, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Tietosuojaselosteen sisältö kannattaa kuitenkin tarkistaa säännöllisesti.