SFS:n standardointiryhmien toimintasääntö

1 Tarkoitus ja toimiala

Standardointiryhmät toimivat toimialueensa standardoinnin kansallisena asiantuntijaryhmänä. Standardointiryhmän tarkoituksena on seurata alan maailmanlaajuista ja eurooppalaista standardointia sekä vaikuttaa siihen suomalaisten sidosryhmien tarpeiden mukaan. Standardointiryhmän toimiala on sama kuin standardointiryhmälle kuuluvien CENin ja ISOn komiteoiden. Standardointiryhmä laatii ja ylläpitää tarvittaessa myös toimialaansa kuuluvia suomalaisia SFS-standardeja. Standardointiryhmä vastaa toimialaansa kuuluvien standardien valmisteluun liittyvistä kansallisista päätöksistä.

Standardointiryhmän toimintasääntö täydentää ohjeita SFS-oppaista 4 Suomalaisen SFS-standardin laadinta ja rakenne ja 5 Eurooppalaisten ja kansainvälisten standardien sekä muiden julkaisujen kansallinen käsittely. 

2 Toimintaan liittyvät yleiset periaatteet

Standardointiryhmässä on otettava huomioon kilpailulainsäädännön periaatteet. Kilpailulainsäädäntöä koskevaa ohjeistusta esitetään oppaassa CEN-CENELEC Guide 31 ”Kilpailulainsäädännön huomioiminen CENin ja CENELECin toimintaan osallistuttaessa” (SFS-oppaan 5 liite 2). Standardointiryhmän kokouksissa ei vaihdeta sellaisia tietoja, jotka kuuluvat liikesalaisuuden piiriin tai joilla voi olla vaikutusta yritysten tulevaan hinta‐ ja markkinakäyttäytymiseen. 

Tämän lisäksi on tärkeää noudattaa seuraavia menettelytapoja:

• Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi ja siinä pitäydytään. 
• Esityslistaan ei sisällytetä kiellettyjä aiheita. 
• Luottamuksellisista tiedoista ei saa keskustella kokouksissa. 
• Jos kokouksen aikana keskustelu siirtyy kielletylle alueelle, tulee puheenvuoro ja aiheen käsittely välittömästi keskeyttää. Tämä velvollisuus on jokaisella kokoukseen osallistujalla. 
• Kokouksen pöytäkirjaan kirjataan osallistujien nimet sekä käsitellyt aiheet. 
• On tärkeää muistaa, että kilpailusääntöjä on noudatettava sekä muodollisissa että epämuodollisissa yhteyksissä. 

Mikäli syntyy epäselvyyttä siitä, onko toiminta sallittua vai ei, tulee asiaan hakea oikeudellista neuvoa ennen toimenpiteeseen ryhtymistä. 

Standardointiryhmään liittyessään jäsen luovuttaa eurooppalaisissa ja maailmanlaajuisissa standardointijärjestöissä laadittavien standardiehdotusten sisältöä koskevat tekijänoikeudet CEN/CENELECille tai ISO/IEC:lle. Tekijänoikeuden luovutus raukeaa, mikäli valmis standardi ei sisällä tätä koskevaa asiaa. 

Standardointiryhmien toiminnassa tulee ottaa huomioon sekä CENin ja CENELECin että ISOn teknistä työtä koskevien eettisten ohjeiden periaatteita (SFS-oppaan 5 liite 1). 

3 Kansallisen standardointiryhmän tehtävät

Kansallisen standardointiryhmän tehtävät: 

• seurata toimialansa eurooppalaista ja maailmanlaajuista standardointia ja vaikuttaa siihen 
• edistää osallistumista eurooppalaiseen ja maailmanlaajuiseen standardointiin 
• muodostaa Suomen kanta ja sen mukaisesti vastata Suomen kannanotoista standardiehdotuksiin ja standardointia käsitteleviin kyselyihin
• vahvistaa asiantuntijoiden nimeäminen työryhmiin ja kumota jäsenyyksien nimeämiset
• nimetä delegaatit edustamaan Suomea eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden kokouksissa 
• arvioida tarve ISO-standardien vahvistamiselle kansallisiksi SFS-standardeiksi 
• arvioida eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten standardien käännöstarve ja tarvittaessa osallistua suomennosten tarkistukseen 
• edistää standardien tunnettuutta ja käyttöä
• laatia tarvittavia suomalaisia standardeja ja ylläpitää niitä
• seurata, onko standardointiryhmän vastuualueella kaupan teknisiä esteitä muodostavia suomalaisia standardeja ja tarvittaessa kumota ne, ellei ole erityistä tarvetta laatia ja ylläpitää suomalaisia standardeja
• selvittää käsikirjojen ja muiden julkaisujen tarve.

4 Kansallisen standardointiryhmän jäsenyys

Standardointiryhmän jäsenyys on avoin kaikille, jotka ovat kiinnostuneita seuraamaan standardointia standardointiryhmän toimialalla ja vaikuttamaan standardien sisältöön. Pyrkimyksenä on, että standardointiryhmässä olisivat edustettuina kaikki olennaiset sidosryhmät, joille standardoinnista on hyötyä tai joiden toimintaan standardointi vaikuttaa. Standardointiryhmän kokoonpanoa tarkastellaan tarvittaessa. Standardointiryhmän kokouksiin voidaan tarvittaessa pyytää kuultavaksi eri ryhmien edustajia ja asiantuntijoita. 

Jäseneksi liitytään täyttämällä osallistumislomake. Standardointiryhmän sihteeristötehtävistä aiheutuvia kustannuksia rahoitetaan standardointiryhmän jäseniltä perittävillä vuosittaisilla osallistumismaksuilla tai muulla taustatahon rahoituksella.

SFS:n verkkosivuilla on tieto standardointiryhmien osallistumismaksuista.

SFS tarkistaa rahoitustarpeen muutokset vuosittain.

Standardointiryhmän jäsenyys jatkuu vuoden kerrallaan automaattisesti, ellei jäsen ilmoita sen päättymisestä erikseen kuluvan vuoden loppuun mennessä. 

SFS ylläpitää jäsenrekisteriä standardointiryhmän jäsenistä ja heidän edustamistaan jäsentahoista ja sidosryhmistä. Standardointiryhmän jäsen on velvollinen ilmoittamaan välittömästi kaikista jäsenyyteensä liittyvistä muutoksista (mm. jäsentaho, jota henkilö edustaa) standardointiryhmän sihteerille, joka kirjaa muutokset jäsenrekisteriin. 

Tieto jäsenistä ja heidän taustaorganisaatioistaan on julkista.

5 Standardointiryhmän organisointi

5.1 Puheenjohtaja

Standardointiryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Tarvittaessa ryhmä voi valita keskuudestaan varapuheenjohtajan.

Puheenjohtaja johtaa kokousta. Hän toimii tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Hänen tehtävänään on johtaa keskusteluja laaja-alaisen näkemyksen ja kansallisen konsensuksen saavuttamiseksi. 

5.2 Sihteeri

Standardointiryhmän sihteerinä toimii SFS:n valitsema henkilö. Sihteeri koordinoi standardointiryhmää ja hallinnoi eurooppalaisten, maailmanlaajuisten ja suomalaisten standardiehdotusten valmistelua SFS-oppaiden 4 ja 5 mukaisesti. 

Sihteeri on puolueeton ja tasapuolinen. 

5.3 Työryhmät

Standardointiryhmä voi perustaa asioiden valmistelua varten työryhmiä sekä kuulla asiantuntijoita. 

6 Kansallisen standardointiryhmän aineiston jakelu

Jokaisella kansallisella standardointiryhmällä on oma sivusto, jossa on sen toimialueeseen liittyvä standardointiaineisto, mm. 

• kansallisen standardointiryhmän kokousten esityslistat ja pöytäkirjat 
• eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden työasiakirjat (esim. N-dokumentit) 
• kansalliseen kannanmuodostukseen tarvittavat äänestysdokumentit ja äänestykset
• lausunto- ja äänestysvaiheessa olevat standardiehdotukset 
• matkakertomukset ja kokousraportit. 

Standardointiryhmän sivustolla olevien eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten komiteoiden työasiakirjat ovat tekijänoikeuslain (404/1961) suojaamia, eikä sivustolla olevaa aineistoa saa edelleen jakaa kansallisen standardointiryhmän ulkopuolelle lukuun ottamatta kannanottojen pyytämistä oman organisaation henkilöstöltä. Standardointiryhmän sivustolle on pääsy vain kansallisen standardointiryhmän jäsenillä. Standardointiryhmän jäsenille annettu aineiston käyttöoikeus koskee vain standardointitehtäviä. 

Standardointiryhmän sivustolla oleva kansallinen aineisto arkistoidaan vähintään viideksi vuodeksi. 

SFS:n julkisilla verkkosivuilla on tiedot kansallisten standardointiryhmien toimialueista sekä niiden seurantavastuulla olevista eurooppalaisista ja maailmanlaajuisista teknisistä komiteoista. 

7 Kokoukset ja päätöksenteko

7.1 Kokoukset

Standardointiryhmä päättää itse, kuinka usein se kokoontuu, miten kokoontuminen järjestetään ja mitä muita standardointiin liittyviä asioita se haluaa käsitellä eurooppalaisen, maailmanlaajuisen ja suomalaisen standardoinnin lisäksi. Perinteisten kokousten lisäksi myös etäkokoukset ovat mahdollisia. 

Standardointiryhmä käyttää kansallisten päätösten valmistelussa olemassa olevia sähköisiä äänestystyökaluja. 

Sihteeri pitää standardointiryhmän kokouksesta pöytäkirjaa, johon kirjataan vähintään kokouksen ajankohta, läsnäolijat, käsitellyt asiat sekä tehdyt päätökset. Kaikkien päätösten (myös sähköisten) tulee olla jäljitettävissä. Jos jäsen on estynyt osallistumasta kokoukseen, hän voi poissaolosta ilmoittaessaan samalla ilmoittaa kirjallisesti kantansa etukäteen kysyttyihin asioihin. Jäsen voi myös etukäteen kirjallisesti nimeämällä valtuuttaa standardointiryhmän toisen jäsenen käyttämään äänivaltaansa tai nimetä omasta organisaatiostaan varahenkilön kokoukseen. 

Päätöksissä ja kannanotoissa pyritään konsensuspäätöksiin. Mikäli konsensukseen ei päästä, tehdään päätökset enemmistöpäätöksinä, jolloin kullakin jäsentaholla on yksi ääni. Jäsentaholla tarkoitetaan henkilön edustamaa organisaatiota. Äänten mennessä tasan kanta on joko ”abstain” tai konsensuksen hakua jatketaan. Kokouksissa lasketaan läsnä olevien äänet sekä poissaolevien jäsenten ilmoittamat äänet etukäteen kysyttyihin ja kirjallisesti vastattuihin asioihin. 

7.2 Lausuntopyyntöjen käsittely

Standardointiryhmän sihteeri laatii Suomen kannanotot saatujen lausuntojen perusteella. Tarvittaessa kannanotot vahvistaa kansallinen standardointiryhmä. Ristiriitatilanteet ratkaistaan käyttäen sähköisiä järjestelmiä tai kutsumalla standardointiryhmä koolle.

8 Osallistuminen eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin työryhmiin ja standardointikokouksiin

Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin standardointikokouksiin osallistuvien henkilöiden toimintaa ohjaavat SFS-oppaan 5 linjaukset. 

Kansallinen standardointiryhmä päättää eurooppalaisten ja maailmanlaajuisten teknisten komiteoiden (TC) ja alakomiteoiden (SC) kokouksiin osallistuvista Suomen edustajista. Eurooppalaisiin ja maailmanlaajuisiin TC- ja SC-kokouksiin nimettyjen delegaattien sekä työryhmiin nimettyjen asiantuntijoiden tulee olla standardointiryhmän jäseniä. Kokouksiin voivat osallistua vain SFS:n valtuuttamat henkilöt. 

Kansallisten delegaattien tulee eurooppalaisissa ja kansainvälisissä hallinnollisissa kokouksissa (TC, SC ja PC) kannanotoissaan ja näkemyksissään edustaa Suomea kansallisessa standardointiryhmässä päätetyn linjan mukaisesti. Mikäli Suomen kanta poikkeaa päätetystä Suomelle tärkeissä asioissa, tällöin kansallisessa standardointiryhmässä päätetyn kannan mukainen eriävä mielipide on pyydettävä kirjaamaan eurooppalaisen tai maailmanlaajuisen kokouksen pöytäkirjaan. Työryhmiin (WG) nimetyt asiantuntijat edustavat kokouksissaan oman tausta- ja sidosryhmänsä näkemyksiä. Työryhmään nimetyn asiantuntijan tulee kaikissa standardiehdotuksen valmisteluvaiheissa käydyissä keskusteluissa ja kommentoinnissa kuitenkin selkeästi erottaa kansallisessa standardointiryhmässä päätetyt linjaukset ja omat henkilökohtaiset näkemykset ja mielipiteet. Asiantuntijoiden tulee olla tietoisia kyseisen standardointialueen Suomen lainsäädännöstä sekä tarvittaessa tuoda se työryhmän tietoon. 

Lainsäädännön perusteella velvoittavien standardien valmistelussa asiantuntijoita sitovat kansallisissa standardointiryhmissä tehdyt päätökset ja linjaukset. 

Nimitetyn delegaatin ja asiantuntijan tulee toimia SFS:n ohjeiston mukaisesti voidakseen toimia delegaattina tai asiantuntijana. Mikäli nimetty henkilö toimii standardointiryhmän toimintasäännön tai oppaan 5 vastaisesti, päättyy nimeäminen välittömästi. Mahdollista saman henkilön esittämää uutta nimeämispyyntöä ei oteta standardointiryhmässä käsittelyyn TC/SC/WG:n vastuulla olevan standardin/julkaisun käynnissä olevalla päivityskierroksella. 

Komiteakokouksiin (TC ja SC) osallistuneen delegaatin tulee raportoida kansalliselle standardointiryhmälle. Mikäli hän on käyttänyt SFS:n matka-avustusta, tulee raportti laatia kirjallisesti. Tämä koskee myös työryhmäkokoukseen osallistuvaa asiantuntijaa, mikäli hän on käyttänyt SFS:n matka-avustusta. Matkaraportista on käytävä ilmi komitean tai työryhmän nimi, kokouksen aika ja paikka, osallistujat Suomesta sekä aihe. Lisäksi on selvitettävä asetettujen tavoitteiden täyttyminen ja saavutettu hyöty sekä mahdolliset toimenpiteet Suomessa.

9 Standardien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet

Standardointiryhmissä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa immateriaalioikeuksien käyttöä koskevaa lainsäädäntöä sekä immateriaalioikeuksien käyttöön soveltuvia standardointiohjeita. 

Standardointiryhmillä on oikeus käyttää ja kopioida kansainvälisiä standardeja ja niiden käännöksiä standardointitoiminnan edellyttämässä laajuudessa ja edellyttämällä tavalla (mukaan lukien elintensä ja asiantuntijoidensa käyttöön) ja kääntää toimialaansa kuuluvia kansainvälisiä standardeja ilman erillistä lupaa ISOn ja CENin sääntöjen puitteissa. 

Standardointiryhmien jäsenten on ilmoitettava SFS:lle standardointiryhmän työkohteisiin liittyvistä tiedossa olevista patenteista ja IPR-oikeuksista. Mahdolliset patentteja koskevat ilmoitukset käsitellään ohjeen CEN-CENELEC Guide 8 mukaisesti. 

10 Valitusten käsittely

SFS vastaa standardointitoimintaa (ml. lausuntojen käsittelyä) koskeviin kirjallisiin valituksiin kirjallisesti niiden tekijälle ja kirjaa saadut valitukset ja niiden käsittelyn.