SFS 2487 Asiakirjan asettelu ja metatiedot
Asiakirjastandardi SFS 2487 ohjeistaa, miten asiakirja rakennetaan niin, että se on helppo laatia, lukea ja käsitellä. Standardia sovelletaan sekä digitaalisiin että paperisiin asiakirjoihin, ja standardi huomioi saavutettavuuden osana asiakirjoja.
| Tunnus: | SFS 2487:2024 |
| Nimi: | Asiakirjan asettelu ja metatiedot |
Tämän sivun sisältö:
Mikä on asiakirjastandardi SFS 2487 ja mihin sitä käytetään?
Asiakirjastandardi toimii hyvän asiakirjan reseptinä, joka huomioi sekä paperisten että digitaalisten asiakirjojen vaatimukset. SFS 2487 sisältää ohjeet asiakirjan asettelusta, tietoalueista ja metatiedoista.
Standardin soveltamisalaan kuuluvat esimerkiksi organisaatioiden tai yksityishenkilöiden laatimat kirjeet, sopimukset, tilaukset, tarjouspyynnöt, tarjoukset, lausunnot, muistiot ja raportit.
Standardin mukaisella asiakirjarakenteella helpotetaan ja nopeutetaan asiakirjan laatimista, lukemista ja käsittelyä. Standardin mukaiset asiakirjat ovat rakenteisia, ja ne tukevat asiakirjojen automatisointia ja tiedonhallintaa.
SFS 2487:2024 huomioi erityisesti digiajan vaatimukset
Asiakirjastandardin edellinen painos oli vuodelta 2007, jolloin paperisia asiakirjoja käytettiin vielä huomattavan paljon. Paperisissa asiakirjoissa korostuu asettelun staattisuus: on hyvin tärkeää, mihin kohtaan mikäkin tieto on arkilla aseteltava. Vuoden 2024 standardiversiossa asiakirjoja pidetään ensisijaisesti digitaalisina, mikä heijastuu suoraan standardin sisältöön.
Rivi- ja sarakekohtaisten tietopaikkojen sijaan uudistettu asiakirjastandardi jäsentää asiakirjan tietoalueisiin. Tietoalueajattelun ideana on, että tiedot löytyvät tietyiltä alueilta ja alueet voivat joustaa tilanteen mukaan. Jos tietoa esimerkiksi on runsaasti, aluetta voi suurentaa ja päinvastoin.
Uudessa asiakirjastandardissa dokumentin asettelua on väljennetty digitaalisen käyttökokemuksen parantamiseksi. Ylä- ja alatunnisteiden roolia asiakirjassa on vähennetty, ja esimerkiksi sähköinen allekirjoitus huomioidaan asiakirjan osana.
Digitaalisissa dokumentinhallintajärjestelmissä asiakirjojen on löydyttävä helposti haulla. Siksi asiakirjastandardin nykyinen versio nostaa metatiedot ja saavutettavuuden keskiöön. Metatiedot tukevat asiakirjojen löytymistä ja hyödynnettävyyttä järjestelmissä.
Saavutettavuutta varten standardi sisältää ohjeistuksen, jota seuraamalla asiakirjat ovat luettavissa laitteesta ja lukutavasta riippumatta.
Miksi asiakirjan rakenteella on väliä?
Asiakirja on määrämuotoinen kirjallinen esitys. Esimerkiksi sähköpostiviesti tai muistiinpano on muodoltaan vapaa, eikä siitä löydy kaikkia tietoja, jotka tekevät dokumentista asiakirjan. Asiakirjastandardia noudattamalla varmistat, että asiakirjassa on tunnistamisen ja käsittelyn kannalta olennaiset perustiedot ja että rakenne on yhdenmukainen.
Asiakirjassa tulee olla vähintään seuraavat perusmetatiedot:
- laatija
- organisaatio (jos organisaation laatima)
- asiakirjatyyppi
- päivämäärä ja pääotsikko.
Hanki standardi ja lataa asiakirjamallit
Asiakirjastandardi SFS 2487:2024 on hankittavissa SFS Storesta.
Standardin mukaiset asiakirjamallit voit ladata käyttöösi standardiin laadintaan osallistuneen Document Housen asiakirjastandardisivulta.