Asiakirjastandardi opetuksen tukena – miten ja miksi?

Valmis Word-tyylipohja asiakirjoille olisi tosi tervetullut opetuskäyttöön ja varmasti standardia muutenkin käyttäville. Uusi tyyleillä muotoiltu asiakirja haastaa kirjoittajat, jotka eivät hallitse Wordin toimintoja kovin hyvin. Millaista palautetta standardista on tullut käyttäjiltä?

• Opiskelijoiden mukaan uusi standardi on helpotus verrattuna vanhaan painokseen. Enemmän valinnanvapautta.
• On tullut toiveita, että asiakirjastandardi vastaisi kaikkiin saavutettavuusvaatimuksiin (julkisen sektorin tarpeet).
• Asiakirjat ovat helppolukuisempia ja selkeämpiä.
• Ensimmäisen sivun, jatkosivun ja ylätunnisteen rakentaminen on vaikeaa ja teknistä (ilman pohjaa).

Liikekirjeiden muotoilu kiinnostaa eniten. Käytetäänkö sarkaimia vielä erottelemaan yksiköt, määrät ym.? Voiko alatunnistetta käyttää? Yrityksen tiedot lueteltuna näyttävät aika erikoiselta silmään. Viiterivin paikka kiinnostaa myös.

• Sarkainasettelussa ruudunlukuohjelmat saattavat lukea asiat väärässä järjestyksessä, joten on pidettävä huoli, että lukemisjärjestys vastaa visuaalista esitystä.
• Asiakirjan alaosa on varattu sähköisille merkinnöille. Organisaation yhteystiedot merkitään leipätekstialueelle asiakirjan loppuun. Varsinaista alatunnistetta ei enää käytetä niiden esittämiseen.
• Viitettä ei uudessa standardissa ei enää ole, vaan se yhdistyy aihekenttään.

Kokemuksia yleensä uudesta standardista? Mitä ohjelmia Wordin ohella nykyään käytetään mahdollisesti enemmän etenkin, kun ylätunnisteiden käytön merkitys vähenee? Tekoälyn hyödyntäminen asiakirjojen laadinnassa kokemukset, hyötyjä/vaaroja?

• Vaikka perusmetatiedot sijoitetaan asiakirjan alussa asiakirjan yläosaan (ei ylätunnisteeseen saavutettavuussyistä), toistetaan perusmetatiedot edelleen jatkosivujen ylätunnisteessa. Niinpä ylätunnisteen merkitys ei ole vähentynyt yli yksisivuisissa asiakirjoissa. Opetuksessa Wordin käyttö on päinvastoin lisääntynyt Word-pohjien käytön lisääntymisen myötä. Hyvä Word-pohja madaltaa kynnystä tehdä hyvä asiakirja.
• Microsoft-ympäristöjen yleisyys lisää myös Wordin käyttöä.

Miten standardeja voi hyödyntää hankkeen, projektin tai työkokonaisuuden dokumentoinnin järjestämisessä systemaattisella tavalla, mutta kuitenkin tarjoamalla toteuttajille ”vapautta dokumentoida” tarpeen vaatimalla tavalla?

• Asiakirjastandardia voi hyödyntää yhtenäistämällä hankkeen, projektin tai työkokonaisuuden perus- ja lisämetatietoalueiden käyttöä. Voi esimerkiksi sijoittaa Aihe-kenttään tällaisen laajemman hankkeen nimen, tai toistaa vaikkapa hankenumeron lisämetatietoalueella hankkeen eri asiakirjoissa.
• Käyttäjän tehtäväksi jää sisällön tuottaminen, muoto ja tietoalueet ovat valmiina standardin avulla. Tämä jäsentää ja helpottaa asiakirjan tekemistä.

Onko mahdollista saada selkeät esimerkit kaikille yleisimmin käytössä oleville asiakirjatyypeille. Esim. esimerkki tarjousasiakirjalle olisi tarpeen! Lisäksi tarkempana kysymyksenä: miten suosittelette tarjoukseen liittyvien tietojen taulukointia? Onko esim. jokin saavutettavuuteen liittyvä perustelu olla käyttämättä sarkainasetteluja taulukkotyökalun sijaan?

• Asiakirjastandardi ei ota kantaa asiakirjan asiasisältöön.
• Sarkainasettelussa ruudunlukuohjelmat saattavat lukea asiat väärässä järjestyksessä, joten on pidettävä huoli, että lukemisjärjestys vastaa visuaalista esitystä.

Olemme viestinnän oppimateriaaleissa kokeilleet automaattisen sivunumeroinnin ja kokonaissivumäärän lisäämistä Word-pohjalle, mutta vielä ei toimi oikein. Olisipa kiva saada teidän asiakirjapohjanne tutkittavaksi.

Sivunumeroinnin voi sijoittaa ylätunnisteeseen myös asiakirjan ensimmäisellä sivulla.

Eikös uuden standardin mukaan ensimmäisen sivun tunnistetiedot kuulu olla tekstin tasossa eikä ylätunnisteessa? Mutta sivunumeron ja -määrän saa lisättyä myös siihen. Pilviversiolla nuo tunnisteet eivät onnistu.

Uudessa standardissa sivunumerointi on tosiaan ykkösrivillä, muut tiedot kakkosriviltä eteenpäin. Uudessa standardissa eivät rivinumerot ole yhtä merkittävässä roolissa kuin vanhassa. Opetus muuttui asiakirjastandardin opettamisesta saavutettavuuden opettamiseksi, kontekstina standardin mukainen asiakirja.

Eikö ensimmäisen sivun sivunumero ja -määrä tarvitse olla tekstin tasossa? Document Housen mallissa nämä ja yrityksen logo ovat ylätunnisteessa

Ensimmäisen sivun sivunumero ja kokonaissivumäärä ovat ylätunnisteessa.

Niin on, mutta eikö standardin mukaan nämä tarvitsekaan olla tekstin tasossa

Rivinumeroilla ei ole enää niin suurta merkitystä, eli ei.

Saako siis standardin mukaan sivunumero ja -määrä sekä logo olla ensimmäiselläkin sivulla ylätunnisteessa?

Kyllä, jotta sivunumeroinnista tulee juokseva.

Saavutettavuuden näkökulmasta tuota ensimmäisen sivun ylätunniste -ongelmaa mietinkin, että miten sivunro ja -määrä voivat olla ylätunnisteessa logon kanssa, eikä tekstin tasossa.

Jotta ei tarvitse heti alussa opettaa erilaista ylätunnistetta, osan vaihtoa ja montaa muuta teknisesti haastavaa asiaa. Opetetaan vain käyttämään mallipohjia ja ymmärrettävää ja selkeää tekstiä. Vasta jatkokurssilla opetellaan tekniset asiat.

Saavutettavuuden näkökulmasta näkyvällä sivunumerolla on itse asiassa vähän vähemmän merkitystä kuin muilla tiedoilla. Ylätunnisteen tiedot ovat ns. piilossa vaikka ruudunlukuohjelmilta, mutta ne osaavat kyllä kertoa, millä sivulla ollaan. Toki, jos numerointi on poikkeuksellinen, se on hyvä ilmetä tekstialueelta.

Entä pitkät asiakirjat, kuten opinnäytetyöraportit? Pitäisikö korkeakoulujen opinnäytetöiden mallipohjat (kansi, tiivistelmä, sisällysluettelo, tekstiosa, lähdeluettelo, liitteet) päivittää vastaamaan uutta asiakirjastandardia kaikilta osin niin hyvin kuin on mahdollista? Vai riittääkö niiltä osin kuin on tarkoituksenmukaista?

Olen päivittänyt kokonaan.

Pitääkö erillisessä kansilehdessä (esim. opinnäytetyö) olla nämä vaatimukset, kun aikaisemmin siinä oli pelkkä tekijän nimi ja opinnäytetyön nimi? Eli Asiakirjatyyppi, päiväys jne. ei tarvitse näkyä kansilehdellä?

Nämä tiedot näkyvät vasta sisältöalueella.

Mallissa näyttää olevan entereitä. Ymmärsinkö väärin, kun luulen, ettei niitä pitäisi käyttää vaan pitäisi käyttää välistyksiä, pt:itä? Omaan pohjaani värkkäsin kaikkiin tyyleihin välistykset niin, ettei tarvita liikoja entereitä. Meniköhän oikein ja ymmärsinköhän saavutettavuusasiat?

Yksittäiset enterit eivät niinkään haittaa, mutta päälinjaus on, että nimenomaan leipätekstialueella pyritään kappalevälit toteuttamaan kappaleen muotoilulla, ei tyhjillä entereillä (kappaleilla). Sama juttu jäsennysotsikoiden kohdalla, eli toteutetaan otsikkotyylit siten, että otsikon ylä- ja alapuolelle määritellään tyhjä tila muotoilun avulla.

Voiko riippuvan sisennyksen unohtaa nyt kokonaan Wordin käytössä?

Sen käyttö on vähentynyt, mutta listoissa ja luetteloissa sitä tarvitaan edelleen.

Saavutettavuusko ei koske yksityistä sektoria, olettaen, että yrityksellä ei ole toimintaa julkisten sektorin kanssa?

Ajan myötä käyttö laajenee – lopulta koskee ihan kaikkia/kaikkea. Suomessa esim. pankki- ja vakuutusala ovat kyllä vaatimusten piirissä. Ns. B2B-yritysten toiminta ei ole, mutta kuluttajakauppaa verkossa käyviä yrityksiä vaatimukset alkavat koskea 28.6.2025.