Asiakirjastandardi seuraa aikaansa
Asiakirjastandardin SFS 2487 päivitystyötä tehtiin työryhmässä kolme ja puoli vuotta. Nyt uusi standardi on viimein valmis. Miksi standardia piti muuttaa ja millaisia tuloksia pitkä työ tuotti?
Asiakirjastandardin edellinen painos oli vuodelta 2007. Se täytti paperisten asiakirjojen laatijoiden tarpeet. Tuolloin lähinnä edelläkävijät puhuivat paperittomasta toimistosta, eivätkä monet vielä uskoneet siihen lainkaan.
Paperiajan asiakirjastandardi antoi selkeät ohjeet, mihin kohtaan mikäkin tieto on A4-arkilla aseteltava, ja totuimme standardin määrittelemän asettelun staattiseen tilaan.
Vuosien kuluessa toimistotyö muuttui aina vain digitaalisemmaksi. Siinä missä aiemmin asiakirjan tulostaminen oli liki refleksinomainen painallus, alettiin vähitellen miettiä yhä kriittisemmin jatkuvan tulostamisen ympäristövaikutuksia.
Tänään on jo itsestään selvää, että asiakirjat laaditaan ja niitä käytetään sähköisessä muodossa. Niitä hallitaan asianhallintajärjestelmissä ja lähetetään sähköpostilla, allekirjoituksetkin hoituvat näppärästi sähköisesti.
Vuonna 2020 oli selvää, että pelkkiin paperiasiakirjoihin keskittyvä asiakirjastandardi SFS 2487 olisi joko kumottava tai uudistettava. Päädyttiin standardin päivittämiseen, ja se oli työläs mutta hyvä päätös.
Asiakirjat ovat nyt lähtökohtaisesti digitaalisia
Uusi asiakirjastandardi huomioi edelleen myös paperiasiakirjat, mutta pääpaino on ehdottomasti sähköisissä asiakirjoissa. Nyt kun ei enää tarvitse ajatella, miten paljon paperia kuluu, asetteluakin on voitu väljentää, eikä ole tarvetta yrittää saada kaikkea tekstiä mahtumaan samalle sivulle. Riviväliä on suurennettu, mikä helpottaa tekstin silmäilyä ja lukemista.
Monet ohjelmat eivät enää tunnista asiakirjojen ylä- ja alatunnisteita. Miksi siis ahtaa tärkeää tietoa niihin, kun vapaita sähköisiä sivuja saa halutessaan lisää mielin määrin?
Standardiin on tehty paljon muutoksia, mutta niistä yksikään ei ole turha.
Rivi- ja sarakekohtaiset tietopaikatkin alkoivat tuntua päivitystyön edetessä liian rajoittavilta. Riittäisikö, että tietyt tiedot löytyisivät tietyltä alueelta asiakirjasta? Tästä lähti ajatus asiakirjan tietoalueista, jotka ovat nyt olennainen osa päivitettyä standardia. Tietoalueet joustavat tarpeen mukaan – jos tietoa on runsaasti, aluetta voi suurentaa ja päinvastoin.
Metatiedot ja saavutettavuus asiakirjan olennaisiksi ominaisuuksiksi
Digitaalisissa dokumentinhallintajärjestelmissä on myös tärkeää, että asiakirjat löytyvät helposti haulla. Tähän auttavat metatiedot. Nyt aihetunnisteiden aikakaudella on luonnollista, että asiakirjoilla on omat tunnisteensa, joiden avulla ne löytyvät helposti erilaisista järjestelmistä.
Nykyisin asiakirjoja käytetään monenlaisilla päätelaitteilla. Uuden standardin avulla varmistetaan, että asiakirjan tärkeät tiedot ovat helposti luettavissa laitteesta riippumatta.
Standardi avustaa myös huomioimaan saavutettavuuden jo asiakirjaa laadittaessa, jolloin asiakirjan tärkeät tiedot ovat entistä varmemmin kaikkien saatavilla, olipa käytössä sitten kännykkä tai ruudunlukuohjelma.
Standardiin on tehty paljon muutoksia, mutta niistä yksikään ei ole turha. Näin jälkeenpäin ajatellen standardin päivittäminen digiaikaan oli aivan välttämätöntä.
Tarvitsemme hyvin laadittuja ja helposti hahmotettavia asiakirjoja jatkossakin.
Lisää aiheesta
Webinaari 4.6.2024: Uudistuvan asiakirjastandardin SFS 2487 ennakkonäytös
Hanki asiakirjastandardi SFS 2487 SFS-kaupasta
Sirpa Sipola
Kirjoittaja työskentelee standardoinnin asiantuntijana SFS:ssä.