11.10.2022 Blogi

Sirpa Sipola

Miltä asiakirja maistuu vuonna 2022?

Uudistuvan asiakirjastandardin tavoitteena on toimia hyvän asiakirjan reseptinä, joka huomioi myös digiajan vaatimukset. Millaisia mausteita asiakirjastandardiin kaivataan 2020-luvulla?

Asiakirjastandardi ja erityisesti sen sisältämä vakioasettelupohja on meille monille tuttu jo opiskeluajoilta. Samalla, kun harjoiteltiin kymmensormijärjestelmää (”Essi ajaa Ladaa Saharassa, lujaa ajaa Essi” – kuka voisi unohtaa näitä harjoituksia?), painettiin mieleen myös tärkeät tietopaikat asiakirjassa eli asiakirjan pinnanjako: asiakirjan laatijan nimi rivillä kuusi, päivämäärä omalla paikallaan oikeassa yläreunassa. Välillä jouduttiin myös pohtimaan, mihin mahduttaa diaarinumero, joka oli kenttäänsä pidempi.

Paperitoimiston aikana olikin välttämätöntä, että tiedot löytyivät asiakirjasta vakiopaikoiltaan; muuten ei voinut tietää, mistä asiakirjassa oli kyse. Tässä asiakirjojen laatijoita on jo vuosikymmeniä luotsannut asiakirjastandardi SFS 2487. Sen viimeisin painos on vuodelta 2007, ja se nojaa vielä paperiaikaan.

Maailma on kuitenkin muuttunut. Onko perinteiselle asiakirjastandardille enää tarvetta, kun ruudulla tekstiä voi vaikka jälkikäteen muokata miten haluaa, ja metatiedot mahdollistavat aihetunnisteiden lisäämisen dokumentin taustalle, lukijan näkymättömiin? Mihin vielä tarvitsemme asiakirjastandardia? Tätä selvittämään on SFS:lle perustettu asiakirjastandardityöryhmä.

Enää emme voi määritellä asiakirjan pinnanjakoa pelkästään A4-paperiarkki mielessämme. Asiakirjastandardille on edelleen tarvetta, mutta se pitää päivittää.

Ensin on syytä pohtia, mikä itse asiassa on asiakirja ja miten se eroaa muista dokumenteista.

Dokumentti voidaan yleisesti määritellä ihmisen ymmärrettäväksi tarkoitetuksi loogiseksi ja merkitykselliseksi tallennetuksi tietokokonaisuudeksi. Asiakirja taas on organisaation virallinen ja sen hallinnassa ja vastuulla oleva dokumentti (Kaario ja Peltola, Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen, 2008).

Tärkeimmät tunnistetiedot tekevät asiakirjasta juridisesti pätevän. Asiakirjan tulee olla todistusvoimainen, ja dokumentista tulee asiakirja juuri täyttämällä nämä perustunnistetiedot. Näitä ovat SFS:n asiakirjastandardia päivittävän työryhmän mukaan seuraavat:

• viite (konteksti, mihin asiaan asiakirja liittyy)
• otsikko
• asiakirjatyyppi (pöytäkirja, esityslista jne.)
• päivämäärä.

Tiivistäen voidaan siis sanoa, että siinä missä sähköpostiviestin tai muun dokumentin muoto ei ole määrätty, asiakirjasta tulee löytyä yllä mainitut tiedot.

Tunnistetiedot, joista usein metatietoinakin puhutaan, on nykyisin mahdollista lisätä tekstinkäsittelyohjelmissa asiakirjan ominaisuuksiin niin, etteivät ne tule asiakirjaan näkyviin. Kaikki asiakirjan käyttäjät eivät kuitenkaan välttämättä osaa etsiä tietoja, jos ne on piilotettu asetusten syövereihin. Näin ei myöskään täyty saavutettavuus, joka on nykyasiakirjan yksi tärkeimmistä vaatimuksista.

Paperiasiakirjoistakaan ei olla täysin päästy, sillä esimerkiksi viranomaiset käyttävät niitä edelleen. Postiluukusta tipahteleekin mitä luovempia ratkaisuja päätöksistä ja muista virallisista asiakirjoista, joista ei aina tiedä, mitä ne ovat, koska asiakirjastandardia ei ole käytetty.

Olemmekin työryhmässämme todenneet, että enää emme voi määritellä asiakirjan pinnanjakoa pelkästään A4-paperiarkki mielessämme. Asiakirjastandardille on edelleen tarvetta, mutta se pitää päivittää. Työ onkin nyt käynnissä, ja vanha standardi on paloiteltu osiin. Kokoamme sen uudelleen ja millintarkkojen asetteluiden sijaan lisäämme siihen digitaalisen aikakauden uudet ainesosat ja mausteet. Pian meillä on käsissämme uusi resepti digiajan vaatimukset täyttävälle asiakirjalle.

Pysy kuulolla!