Sanastotyön standardointi luo pohjan laadukkaille sanastoille ja yhteisymmärrykselle
Monille standardointi tuo ensimmäisenä mieleen erilaisia koneita ja laitteita koskevat standardit, mutta standardointi kohdistuu usein myös menetelmiin – ja hyvä niin, koska yhteiskunta tarvitsee toimiakseen yhdessä sovittuja toimintatapoja. Toimintatapojen noudattaminen puolestaan edellyttää, että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla. Siksi on syytä koota toiminnan kannalta keskeiset termit ja määritellä, missä merkityksessä niitä käytetään.
Määrittelytyön tueksi on tarjolla apua, sillä myös sanastotyön alalle on jo pitkään laadittu standardeja. ISOn tekninen komitea ISO/TC 37 Language and terminology on tehnyt sanastotyötä varten esimerkiksi ISO 704 Terminology work – Principles and methods -standardin, joka sopii sovellettavaksi niin standardoinnissa kuin sen ulkopuolellakin, millä erikoisalalla tahansa.
Standardin mukaista menetelmää noudattamalla voidaan laatia systemaattisia sanastoja, joissa esitetään suositettavat termit ja niiden merkityksiä kuvaavat määritelmät. Systemaattisissa sanastoissa määritelmien muotoilu ja tiedon rakenteinen esittämistapa tuovat termien merkitykset selkeästi esiin ja helpottavat termien ja määritelmien vertailua.
Yhtenäinen termien käyttö hyödyttää monenlaista toimintaa
Kun sanasto laaditaan systemaattisesti ja niin, että samat termit ja määritelmät sopivat käytettäväksi monissa yhteyksissä, luodaan pohjaa sekä ihmisten väliselle ymmärrykselle että tietojärjestelmien yhteentoimivuudelle.
Esimerkiksi tiedolla johtaminen tai toiminnan kehittäminen eivät onnistu, jos osapuolet tarkoittavat samoilla termeillä eri asioita tai eivät ymmärrä toistensa käyttämiä termejä. Toisaalta tietojen siirrossa järjestelmien välillä voi syntyä ongelmia, jos termejä käytetään epäyhtenevästi määritelmien puuttuessa tai määritelmissä olevien puutteiden vuoksi.
Peli ei kuitenkaan ole menetetty, vaikka termien käyttö olisi päässyt eriytymään, sillä termien käyttöä voi harmonisoida. Tässä auttaa standardi ISO 860 Terminology work ‒ Harmonization of concepts and terms.
Kun harmonisointi on tehty, sen tuloksia voidaan ottaa käyttöön vähitellen, kun tulee mahdollisuus tehdä uudistuksia.
Digipalveluissa yhteinen termistö on erityisen tärkeä
Nykyisin termien johdonmukaisella käytöllä on tärkeä rooli digipalveluiden kehittämisessä. Palvelujen käyttö on helpompaa ja käytön tuen tarve vähenee, kun
- palvelussa käytettävien termien merkitykset ovat selkeitä,
- termejä käytetään palvelussa yhtenevästi
ja - tiedot löytyvät palvelusta paikasta, johon ne käytettävien termien merkityksen perusteella loogisesti kuuluvat.
Valtiokonttorin Valtionavustuspalvelut on esimerkki digitaalisesta palvelukokonaisuudesta, jota kehitettäessä sanastotyöllä oli tärkeä rooli. Varsinaisten valtionavustuspalvelujen kehittämisen lisäksi yhteistä sanastoa tarvittiin myös valtionavustustoiminnan ja valtionavustuksella rahoitettavan toiminnan vaikuttavuuden arvioinnin ja muun arvioinnin tueksi
Panostamalla termien yhtenäistä käyttöä tukevaan sanastotyöhön ja sanastojen jakamiseen voidaan välttää eri tahoilla tehtävää päällekkäistä työtä ja vähentää virheiden riskiä – eli säästää merkittävästi aikaa ja rahaa. Mitä yleisemmin termejä käytetään yhtenäisesti, sitä suurempi hyöty saadaan.
Suomessa sanastotyön alan standardointia edistää SFS/SR 240 Kieli ja sanastotyö -standardointiryhmä.
Katri Seppälä
Kirjoittaja Katri Seppälä on Sanastokeskuksen johtaja ja Terminfon päätoimittaja.