Valmistuva standardi yhtenäistää ja tehostaa metatietojen käyttöä dokumenteissa
Asiakirjojen metadatastandardi pyrkii parantamaan asiakirjojen metatietojen yhtenäisyyttä ja yhteensopivuutta eri järjestelmien ja organisaatioiden välillä. Tavoitteena on edistää dokumenttien laatua, löydettävyyttä ja siirrettävyyttä.
Asiakirjojen metadatan yhtenäisyydessä ja käytettävyydessä on runsaasti puutteita vielä 2020-luvullakin. Toimisto-ohjelmistojen xml-pohjaiset tiedostomuodot kyllä käyttävät metadataa, mutta usein se on vaikeasti hyödynnettävässä tai saavutettavassa muodossa. Tyypillisesti metadata myös on järjestelmä-, organisaatio- ja toimialakohtaista.
Uusi metadatastandardi pyrkii ratkaisemaan nämä ongelmat parantamalla asiakirjojen metatietojen yhtenäisyyttä ja yhteensopivuutta eri järjestelmien ja organisaatioiden välillä. Käytännössä eri järjestelmien ja ohjelmistojen välillä toimiva metadata voi helpottaa asiakirjojen käyttöä muun muassa parantamalla hakujen ja arkistoinnin toimintaa. Lisäksi metadatan avulla voidaan esimerkiksi luoda dokumenttipohjista asiakirjoja, joihin sijoitetaan automaattisesti käyttäjän valitsemia tietoja.
Standardoinnin tavoitteena on, että asiakirjassa on standardin mukainen yhteinen alue metadatan lukemiseen ja kirjoittamiseen. Tätä varten dokumentteihin on lisättävä niin kutsuttu solid metadata -xml-skeema. Se voidaan helposti integroida olemassa oleviin järjestelmiin, ja jokainen järjestelmä lukee ja kirjoittaa solid metadataa oman integraationsa kautta. Muita muutostöitä standardin mukaisen metadatan käyttöönotto ei edellytä järjestelmiltä.
Metadatastandardi viedään Suomesta maailmalle
Tallennettavien metadatatietojen osalta standardissa määritellään asiakirjalle sekä vakiomuotoiset ydinkentät että valinnaiset lisäkentät, jotka tuovat standardin käyttöön joustavuutta. Ydinkentät on rakennettu digitaalisten aineistojen kuvailua varten kehitetyn Dublin Coren pohjalta.
Metadatastandardi valmistuu ensin kansalliseksi standardiksi Suomessa, mutta Dublin Corea hyödyntämällä se on heti valmis myös kansainväliseen käyttöön.
”Kaikki standardin laadinnassa on tehty kansainvälisyyttä silmällä pitäen. Suomi toimii nyt koeponnistusalustana, ja meidän kansallisten kokemustemme pohjalta ehdotamme standardin kansainvälistämistä ISOlle ja CENille”, kertoo metadatastandardia valmistelevan SR 306 -työryhmän puheenjohtaja Timo Mettala Document House Oy:stä.
Asiakirjojen metadatastandardi viimeistellään Suomessa talven 2020–21 aikana.
KEHA-keskuksessa asiakirjojen metadata tuottaa käytännön hyötyjä
ELY-keskuksille ja TE-toimistoille palveluita tuottavassa KEHA-keskuksessa asiakirjojen metadataa hyödynnetään monin eri tavoin ja asiakirjojen perusmetatiedot eivät juurikaan poikkea tekeillä olevasta metadatastandardista. Metadatasta on jo otettu tavallista enemmän irti toimisto-ohjelmistojen laajennusosalla ja metadataa hyödynnetään asiakirjan luonnissa, työstämisessä, tallentamisessa ja hakupalveluissa.
Esimerkiksi tallennusnimet johdetaan suoraan metadatasta ja asiakirjapohjiin luodaan tietyt sisältöosat automaattisesti. Näitä ovat muun muassa organisaation logot ja käyttäjäyhteystiedot halutulla kielellä. Järjestelmä perustuu siihen, että vakiomuotoiset metadatatiedot täytetään jo dokumenttia luotaessa, jolloin käyttäjä panostaa itse metadatan laatuun saadakseen haluamansa tiedot oikeina asiakirjaan.
”Kun käyttäjän ei tarvitse itse miettiä, mihin asiakirjan osaan mikäkin tieto tulee sijoittaa, käyttömotivaatio kasvaa huomattavasti”, KEHA-keskuksen johtava asiantuntija Mika Vahala havainnollistaa metadatastandardin käytännön hyötyjä.
Lisäksi metatiedot tallentuvat edelleen myös Sharepoint-työtiloihin ja antavat siten lisäarvoa asiakirjojen selailuun ja hakupalveluihin.
Metadatasta
- Yksinkertaisimmillaan metadata on tiedostonimi ja -pääte sekä muokkausaika ja muokkaaja.
- Laajimmillaan se voi olla kattava kuvaus esimerkiksi taltioitavan aineiston sisällöstä , käyttötarkoituksesta, elinkaaren tilasta tai julkisuudesta.
- Metatiedolla luodaan perusta tiedon hakemiselle ja luokittelulle.
- Erilaiset hakukoneet ja sähköinen arkistointi hyödyntävät metatietoa tiedon etsimisessä.
- Hyvin määritelty metatieto minimoi käyttäjien tekemät virheet ja tietoa voidaan siirtää järjestelmien välillä luotettavasti ilman manuaalisia työvaiheita.